איזה מנהל אתה? איך לנהל את העסק הקטן מבלי להישחק ולהגיע להישגים

בעסק הקטן והבינוני פחות אנשים צריכים לקבל יותר החלטות, לעתים קרובות אדם אחד הינו במרכז הפעילות של עסק קטן.

כששואלים את אותו מנהל או יזם כיצד הנך מקבל החלטות, התשובה לעתים קרובות היא: "אני נדרש לכבות שריפות בחלק גדול מזמני" או "העסק מנהל אותי ולא אני את העסק". רוב בעלי העסקים לא עוצרים ושואלים עצמם איזה מנהל אני? אם כי מענה על שאלה זו יכול לתת דחיפה גדולה הן לעסק והן למנהל העסק.

ההבנה מתחילה כאשר בעל העסק נוכח לדעת שיש לו עסק אחד אבל חמש מחלקות לנהל.

כיוון שבכל עסק, גם עסק של אדם אחד, יש 5 מחלקות לנהל ( לכל הפחות):

1. מחלקת שיווק

2. מחלקת מכירות

3. שירות לקוחות

4. תפעול - לוגיסטיקה, ניהול כוח אדם, ניהול מלאי, ביצוע השירות

5. פיננסים

כדי שהעסק יגיע להישגים, חשוב לוודא שכל אחת מהמחלקות עושה את תפקידה ומנוהלת נכון.

כאן נכנסת השאלה, איזה מנהל אתה? האם יש סוג ניהול שמתאים יתר לעסק קטן?

ניתן לראות שיש לפחות, שתי שיטות ניהול מרכזיות לניהול העסק הקטן והבנוני:

ניהול על פי יעדים. ניהול על פי אילוצים.

ניהול על פי אילוצים - זו צורת הניהול 'ברירת המחדל'. הדרך שבה מנהלים רבים מנהלים את העסקים שלהם. זו שיטת ניהול המחייבת תגובה מהירה, יכולת אלתור, אנרגיות גבוהות ומוטיבציה בלתי נגמרת. יכול לגרום לחריגה תקציבית, מצבים של לחץ רב ' צוואר בקבוק ' באחת או יותר מהמחלקות, גורם לשחיקה מהירה, תחושה ש'הכל בלתי צפוי' ולמחיקת לוחות זמנים והזמן הפרטי. מכאן ניתן להבין שזו אומנם הצורה הנפוצה אך לא בהכרח השיטה היעילה, הטובה או הרווחית ביותר הן בתוצאות לטווח הקצר והן בבחינת תוצאות לטווח הארוך.

ניהול על פי יעדים - צורת ניהול זו דורשת תכנון, זמן והערכות. כל אותם דברים שהרבה בעלים עסקים לא כל כך אוהבים... אבל התוצאות הן ברורות: עסק שיש לו הגדרות, תוכניות ובקרה, מגיע להישגים טובים יותר.

ניהול על פי יעדים דורש תוכנית עבודה ומערכת פיקוח.

אם אין לך תוכנית עבודה, כנראה שאתה מנהל על פי אילוצים.

עסקים שעובדים על פי יעדים הם עסקים רווחיים יותר ועם תוחלת חיים ארוכה יותר. אך זה דורש תכנון!

תיכנון מהווה את הבסיס לניהול עסקי וקרש קפיצה לקראת הצלחה.

שלב התיכנון העסקי מהווה בסיס נכון להקמה או לפיתוח של פעילות עסקית. בזכות איסוף מידע מתוך העסק ומחוצה לו, ובזכות תהליך של הפקת לקחים בעסק קיים, ניתן להגדיר מטרות עסקיות ממוקדות.

מי שמעדיף "לעשות" או "לבדוק" על-פני "לתכנן", נראה לעתים שאיסוף מידע והגדרת מטרות אינן פעולות מרתקות במיוחד ואינן דורשות יצירתיות יוצאת דופן, אך דווקא לאותם מנהלים ויזמים אסור לדלג על שלב זה!

לתכנון יעיל יש יחס גבוה בין עלות לתועלת - עלות נמוכה עד כדי אפס, לעומת תועלת רבה, בעיקר בזכות האפשרות להפיק לקחים.

מדוע רבים מדלגים על שלב התיכנון? מאחר ומה שמניע מנהלים ויזמים רבים במגזר העסקים הקטנים והבינוניים הוא חדוות העשייה, לעתים התיכנון נתפס כפחות מעניין ולא יצירתי ולכן עלול להידחק הצידה.

איך עושים את זה?

כדי להפוך לעסק שמנוהל על פי יעדים, יש לבנות תוכנית שנתית. התוכנית השנתית היא למעשה 'נתח' מתוך החזון העסקי. כלומר: לכל שנה בחמשת השנים הבאות תהיה תוכנית שנתית שתביא את העסק אל יעד מסוים. כל היעדים ( של כל חמשת השנים), יביאו את העסק אל החזון העסקי.

התוכנית תכלול לכל מחלקה רשימת כל המטלות לביצוע - הגדרת הפעילות לכל מחלקה. תחימת הפעולות בלוחות זמנים. הגדרת תקציבים בהתאם והחלטה על מי מבצע כל דבר ודבר.

מנהל טוב הינו מי שמכיר ביכולותיו, אך בעיקר מכיר בחסרונותיו, חסרונות שיש לגשר עליהם לטובת תוצאות עסקיות. מנהל טוב שואל את עצמו "במה אני צריך עזרה - בתכנון, בביצוע או בבקרת התוצאות העסקיות?" וכן "באלו תחומים אני צריך עזרה – כספים, שיווק ומכירות, לוגיסטיקה-תפעול, או משאבי אנוש?"

אם המנהל מכיר בעובדה שהוא זקוק למישהו שישלים את יכולותיו, זהו פתח למציאת פתרון מתאים. איתור שותף, שכיר מתאים, או עזרה אחרת. זו דוגמא לתכונה של מנהל טוב, לעומת מי שבטוח בעצמו שבאפשרותו לנהל את העסק לבדו. ביטחון עצמי ואגו מפותח נוטים להכשיל מנהלים רבים. עסק כלכלי מתבסס על ניהול נכון, ולכן מנהל טוב מקצה חשיבות גבוהה לתכנון עסקי: איסוף מידע לטובת הגדרת המטרות של העסק.

עסק שעובד עם תוכנית עבודה שנבנית בכל שנה, יגיע להישגים טובים יותר. ייצר שיטות עבודה נכונות, ייצבור מוניטין ויהיה רווחי יותר.

חשוב לא פחות, עסק שעובד עם תוכנית עבודה מסודרת, יאפשר לבעל העסק להקצות זמן לדברים נוספים ולהנות מענייניו הפרטיים.

עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים.

כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.

צריכים עזרה? 052.433.3090

צור קשר