top of page

האם אתה מנהל את העסק או העסק מנהל אותך? ניהול זמן בעסק



בעל עסק, אם יש לך הרבה זמן פנוי כנראה שאין מספיק מכירות.

אם יש לך ביקוש והרבה מכירות, כנראה שאין לך זמן.


איך להתמודד עם הקונפליקט הזה? איך מנהלים את העסק מבלי שהעסק ינהל אותנו?

אני חוזרת ומזכירה ללקוחות שלי שעסק זה כלי ולא מטרה. העסק נועד כדי לאפשר לבעל העסק להגיע ולעשות דברים שהוא מעוניין בהם ולכן כדאי לנהל אותו בשיטה שתאפשר לכם להגיע אל היעדים והרצונות שלכם.

אני רוצה להציע לכם גישה קצת שונה.

במקום לנסות 'לדחוס' את כל המשימות, להיות במצב קבוע של עומס נוראי או רגשי אשמה על כך שאין מספיק. במקום לאמץ שיטות ( שלא עובדות) של תיעדוף משימות, אולי כדאי לבנות את העסק הפוך?

אחד החלומות של יזמים הוא הרגע הזה שיהיה להם עסק פרטי בבעלותם והם ינהלו לעצמם את לוחות הזמנים. בעדינות הם קוראים לזה 'גמישות בזמנים'. אבל כמו בעוד כמה נושאים בניהול העסק הקטן, גם כאן המציאות קצת שונה.

אני טוענת שהיתרון הגדול ביותר של העסק הקטן הוא שצריך ואפשר להתאים את העסק לצרכים, כישורים ורצונות היזם.

כדי לעשות את זה נכון נדרש תאום ציפיות מקסימלי, בראש ובראשונה תאום צפיות של בעל העסק מול עצמו.

יש לכם עסק משמעו יש לכם לפחות חמש מחלקות לנהל.

מחלקת שיווק

מחלקת מכירות

מחלקת תפעול

מחלקה פיננסית

שירות לקוחות

לפעמים יש מחלקות נוספות: כוח אדם, ייצור, ייבוא...

לכל מחלקה יש פעולות מסוימות וקבועות לביצוע. כל משימה דורשת 'יד' שתבצע אותה.

ומכאן והלאה הכל עניין של מספרים.

מספר מחלקות X כמות מטלות לביצוע X זמן ביצוע משימה

אם אתה עובד לבד תוכל לדעת בדיוק כמה זמן עבודה נדרש ממך.

אם אתה עובד עם עובדים, תוכל לדעת איזו משימה מועברת למי, מה עלות העובד ואצלך ישאר הפיקוח.

אם אתה משתמש בשירותי ספקים 'אוט סורסינג', תוכל לדעת מה מחיר השירותים ולפקח אליהם.

זכרו שכמות הפעילות היא נגזרת של יעדים שנתיים ובנוסף כדי להפעיל את המערכת כמו שצריך, חשוב שיהיו תשתיות יציבות ושיטת עבודה לכל מחלקה ומחלקה.

תכנון טווח ארוך יותר מאפשר הבנה ברורה של יעדי העסק והכוונת משימות שוטפות להשגתם.

השתמשו בכל עזר. לניהול זמן


  • כלים דיגיטלי: אפליקציות כמו Trello או Monday מאפשרות מעקב וניהול משימות בצורה ברורה. אפשר להשתמש בכלים אלו כדי להקצות משימות לעובדים, לסמן סטטוסים ולוודא שהמשימות מתקדמות לפי לו"ז.

  • יומן דיגיטלי (Google Calendar, Outlook): שימוש ביומן דיגיטלי כדי לתכנן פגישות, לשריין זמנים למשימות חשובות ולמנוע פיזור יתר.


חשוב לנהל את הזמן בצורה שמאפשרת הפסקות יזומות. עבודה רצופה ללא הפסקות עלולה לפגוע ביעילות ובפרודוקטיביות בטווח הארוך.


בצעו סקירות תקופתיות כדי להבין האם עמדתם במטרות שנקבעו ובזמנים שנקבעו, ותעשו התאמות בהתאם לצרכים.

ניהול אפקטיבי של לוחות זמנים דורש תכנון קפדני, עמידה בתכניות, ואיזון בין יעילות לעומס.


אם תעדוף נחשב לעצה פחות יעילה בעולם העסקי, העצה המתאימה יותר למנהלים יכולה להיות ניהול אנרגיה ולא זמן.

הרעיון כאן הוא להבין שהמשאב החשוב ביותר של המנהל אינו בהכרח הזמן, אלא האנרגיה האישית והקוגניטיבית שלו ושל הצוות. תכנון הזמן חייב להתבסס על הבנה של רמות האנרגיה לאורך היום ולא על ניסיונות לנהל את הזמן באופן מלאכותי לפי משימות דחופות בלבד.

מה עושים בניהול אנרגיה:

  1. מיפוי רמות אנרגיה: זיהוי השעות ביום שבהן אתה והצוות שלך במיטבכם מבחינת אנרגיה ומיקוד. עבור רבים, השעות הראשונות של הבוקר הן הזמן שבו ניתן לבצע את המשימות הכי יצירתיות או תובעניות.

  2. התאמת משימות לרמות אנרגיה:

    • משימות הדורשות ריכוז גבוה או חשיבה אסטרטגית מתבצעות בשעות שיא האנרגיה.

    • משימות אדמיניסטרטיביות או שגרתיות שמצריכות פחות אנרגיה או מיקוד ניתן לדחות לשעות של ירידה באנרגיה.

  3. תזמון הפסקות והתחדשות: חשוב להקדיש זמן להפסקות קצרות כדי להחזיר את האנרגיה לאורך היום, לפי עקרונות כמו שיטת פומודורו (מחזורי עבודה והפסקות) או פשוט הליכה קצרה כדי לשמור על מיקוד גבוה.

  4. שיתוף ואצלת סמכויות: האצלת משימות היא לא רק שחרור משימות קטנות, אלא גם אמצעי לחלק עומסים באופן שמתאים לרמות האנרגיה של הצוות כולו.


דוגמה מהעולם העסקי:

מנהלים מצליחים מתמקדים בפעילויות ובזמנים שבהם הם מסוגלים להשפיע בצורה מיטבית. במקום להקדיש את הזמן למשימות הקשורות לפיקוח או מעקב אדמיניסטרטיבי, הם משקיעים את שעות השיא שלהם בתכנון אסטרטגי, בניית מערכות יחסים עם לקוחות, או קבלת החלטות מורכבות.

כך, ניהול אפקטיבי מבוסס על ניצול חכם של האנרגיה ולא על ניסיונות בלתי פוסקים לתעדף משימות ולהתמודד עם ריבוי מטלות, שרק יובילו לתחושת עומס ותסכול.

רק אל תצפה לעשות הכל בעצמך, לעבוד 3 שעות ביום והרוויח מאות אלפי שקלים.


צריכים עזרה?

כשתחליטו שהגיע הזמן, עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.



 

 


Comments


bottom of page