אין לי זמן
בעלי עסקים ויזמים מתקשים לנהל נכון את הזמן העומד לרשותם. זה יכול להיות קושי בחלוקת תשומת הלב, במשימות שנופלות בין הכיסאות, גלישה של שעות העבודה אל תוך החיים הפרטיים עד מחיקתו המלאה של הזמן הפנוי.
הסימן המובהק ביותר לכך שאתם לא מתנהלים נכון בעסק היא ההרגשה שאתם כל הזמן עסוקים ב'כיבוי שרפות'.
הרגשה שהעסק מנהל אתכם ולא אתם את העסק. זה מצב שבו אתם רק ב'מצב תגובה' , כל הזמן עושים את מה שחייב להיעשות עכשיו ממש ברגע זה. התנהלות כזו לאורך זמן היא מתישה ושוחקת.
אז מה עושים? וינסטון צ'רציל אמר פעם כי אם הוא היה חוטב עצים הוא היה משקיע תשעים אחוזים מזמנו בהשחזת הסכין. זה הכלל לגבי ניהול עסק בכלל ולגבי ניהול זמן בפרט. הכינו את התשתיות, תכנון נכון הוא הכלי המרכזי לשיפור השיגי העסק.
בשלב מוקדם מאוד בניהול עסק, אנו, בעלי העסקים, מגלים כי המשאב החסר ביותר הוא הזמן. ( גם כסף, על כך במאמר 'תכנון וגיוס הון') רשימת המטלות והנושאים לטיפול דחוף, הולכים וגדלים ואילו הזמן, ככל שנמתח אותו, פשוט לא מספיק.
ניהול זמן הוא אחד הדברים החשובים שעלינו ללמוד כבעלי עסק. זו מיומנות חשובה ומרכזית שמשפיעה לא רק על הרווחה האישית שלנו, אלא גם על ביצועי העסק והיכולת שלנו לנהל אותו.
חשוב לדעת שזו מיומנות נרכשת וניתן ללמוד להתנהל נכון.
אבל אם אם הזמן הוא קבוע ולא תלוי לא ברצונות שלנו או במשימות שלנו, אז איך אפשר להתחיל בכלל לדבר על "לנהל" אותו?
זו הנקודה הראשונה והחשובה מכולן. אתם לא נלחמים בזמן, ואתם גם לא מנהלים את הזמן. אתם מנהלים את עצמכם.
זו מיומנות נרכשת, שאותה כל אחד יכול לרכוש, היא מיומנות של ניהול עצמי, תוך בניית הרגלי עבודה ושיטת עבודה שמאפשרת לך, בעל העסק לנהל עסק רווחי וגם להנות מחייך האישיים תוך הפרדה ברורה בין השניים.
בעסק הקטן, כמו גם בארגונים גדולים וגם בעסק של אדם אחד, יש לכל הפחות חמש מחלקות. (גם אם אתם לא קוראים לכך מחלקות):
מחלקת שיווק.
מחלקת מכירות
מחלקת שירות לקוחות
מחלקת ייצור
מחלקת פיננסים
לכם כבעלי העסק ומנהלי העסק, יש לא מעט מטלות לביצוע לכל אחת מהמחלקות האלו.
הכלי המרכזי לניהול עצמי נכון, היא תוכנית עבודה הכוללת את כל המטלות הנדרשות בהתאם לכל מחלקה ומחלקה ובהתאם ללוחות הזמנים שבהם יש לבצע כל מטלה.
איך עושים את זה?
תוכנית עבודה לניהול זמן מיטבי, נבנית, בדרך כלל לשנה. כך שכל שנת עבודה מתחילה עם תוכנית מסודרת שבה מופיע מי עושה מה ומתי.
מחברים בין תוכנית עבודה לחזון עסקי - נשמע מסובך? בסופו של דבר, מעבר ל'רומנטיקה' של להיות בעל עסק, לעסק יש חזון, החזון בדרך כלל, בנוי לחמש שנים. כך שאם בכל אחת מהשנים תגיע ליעד שנקבע, אחרי חמש הגשמת את החזון.
רושמים לכל אחת מהמחלקות על פי המטלות השנתיות.
רושמים לכל אחת מהמחלקות על פי המטלות החודשיות.
רושמים לכל אחת מהמחלקות על פי המטלות השבועיות.
רושמים לכל אחת מהמחלקות על פי המטלות היומיות.
לאחר שערכתם את כל התוכניות שלהלן, יש לקחת את רשימת המטלות ולהכניסם לטבלת לוח שנה.
הטבלה תשקף לכם באופן ברור איך תראה השנה שלפניכם, האם יש צורך בעובדים נוספים, האם שעות העבודה של העסק נכונות ועוד..
תוכנית ניהול עצמי נכונה תיתן לכם תשובות רבות משחשבתם על התנהלות ותקציבי העסק!
לעיתים, מבלי שנשים לב, אנחנו מאמצים הרגלים ופעולות שמפריעים לניהול נכון גוזלים זמן רב ומייצרים תסכול. יש פעולות וכלים שמקלים על הניהול הנכון. לדוגמא - אתם עורכים כל יום או כל שבוע רשימות אין סופיות של מטלות. רושמים מטלה, מוחקים מטלה... פעולה שלמעשה ממש לא עוזרת לכם לניהול נכון. למה? קודם כל עריכת הרשימות גוזלת זמן ומעבר לכך אינה מחוברת בשום צורה ליעדים השנתיים כך שאין כל הבטחה שאם תבצעו את כל המטלות ברשימה שלכם, אכן תגיעו ליעדים.
דוגמא נוספת, העסקת עובד מבלי שהגדרתם את תפקידו במדויק. בכך אתם לא מנצלים כראוי את המשאבים שלכם (כסף, זמן).
כאשר אנחנו עובדים תוכנית עבודה שנתית שנבנתה בהתאם ליעדים השנתיים, השיפו בעסק יהיה מיידי.
תוכלו לראשות שיפור בתקשורת בין אישית – העברת אינפורמציה או הקשבה וקליטת אינפורמציה. רמת הלחץ תרד – גורם לחוסר ריכוז לטעויות ולגזלני זמן. פחות קונפליקטים, פחות בזבוז זמן על קונפליקטים ומתחים בינאישיים.
הליך קבלת ההחלטות קל יותר כיוון שהוא מתבסס על נתונים. העסק נתפס בעייני הלקוח כמקצועי יותר.
אבל שימו לב, הזהרו מתיעדוף!
זכרו כבעלי עסק לא נוכל להרשות לעצמנו 'לתעדף ' פעולות, תעדוף יוצר מצב שבו יהיו דברים שיעשו וכאלו אחרים שלא יעשו (או ידחו).
כבעל עסק, על מה אתה יכול לוותר, על תשלום מיסים ? הזמנות ספקים? שירות לקוחות? הפקדות? שיווק העסק?..... כל שלל הפעולות חייב להעשות וכל 'תעדוף' יגרום להאטה בקצב הפעילות של העסק.
תכנון עצמי כדאי ואפשר לעשות עוד לפני פתיחת העסק, אם לא עשיתם זאת מראש, עשו זאת עכשיו.
אז אם הצלחתם לפנות לעצמכם קצת זמן וקראתם את הטיפים המובאים כאן. אם תיישמו אותם – במלאם או בחלקם – תוכלו לחסוך זמן, לנהל את המשימות שלכם בצורה יותר טובה, ולפנות עומס רגשי וטכני מהיומיום שלכם.
כשתחליטו שהגיע הזמן,
עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.
צריכים עזרה? 052-433-3090
Have a nice time
