ניהול עסק בזמן מלחמה

אני כותבת בימים אלו ראשית כדי להזכיר לכולכם כי אנחנו ביחד בתוך הכאוס הגדול ונעשה הכל כדי לעזור האחד לשני.

בימים אלו שאנו, כולנו, מתמודדים עם הבלתי אפשרי, כל תגובה היא מקובלת. אז המנעו מלהתעסק בהלקאה עצמית. אין צורך וזה לגמרי ברור אם אתם מרגישים שאין לכם את היכולת להניע את העסק.

ימים בהם המצב לא ודאי, והמשק מאותגר, משפיעים על כל בעל עסק, גם אם הוא קטן ועצמאי, וגם אם הוא עומד בראש חברה גדולה המעסיקה עשרות או מאות עובדים.

במצב זה כל אחד צריך לקחת את הדברים בקצב שלו, וזה לגמרי ברור אם אתם מרגישים שכרגע בא לכם בעיקר לשקוע על הספה בממ"ד ולא לקום ממנה עד יעבור זעם. יחד עם זאת אספתי כאן עבורכם מספר צעדים שיאפשרו לכם לשמור על העסק כך לכשתהיו מוכנים לכך תוכלו להמשיך הלאה.

מצב של חוסר וודאות נגרם עקב התרחשות בלתי צפויה או אקראית. מצב בו המציאות המוכרת משתנה. ברגע שהקשר בין מה אני עושה לבין מה תוצאת המעשה נפרם, נוצר מצב של חוסר מידע, חשש, חוסר שליטה ואיבוד כיוון.

חוסר וודאות מעכב ואף לפעמים מונע את קריאת המפה העסקית ליצירת תמונה ברורה של מה קורה והדרך הנכונה לקבלת החלטה עסקית.

מלחמה היא אירוע מאיים קיומית, אז אם אתם נוכחים תחת איום כזה, כל דיון על ניהול עסק צריך להידחות כמובן, מה

שחשוב זה הביטחון הפיזי שלכם.

מאמר זה מתאים רק לעסקים מוגנים עד כמה שניתן שמעוניינים להבין מהי המשמעות העמוקה והמקיפה של מלחמה על העסק שלהם ומה אפשר לעשות כדי לסייע לעצמכם.

קבלו כי השתנו לנו סדרי העדיפויות. הקבלה תאפשר לכם גמישות מחשבתית ושינויים מהירים לשמירה על העסק.

אם עד כה היינו יכולים לדרג את סידרי העדיפויות שלנו:

א. אני והבטחון שלי ושל קרובי.

ב. עסקי – יצירת ערוץ הכנסות רווחי.

ג. חברתי – תרומה לקהילה מתוך הרווחה הפיננסית והאישית. עכשיו השתנה הסדר.

התייחסו אל העסק שלכם כאל בסיס הפרמידה.

העסק שלכם הוא לא בראש הפירמידה – (בפנטזיית ההגשמה העצמית. ) אלא בבסיסה – הוא מהווה ביטחון כלכלי.

אז מה כן עושים?

1. תכנון לטווח קצר – עד כמה שהיינו רוצים לתכנן קדימה, עכשיו התכנון צריך להיות לטווחי זמן קצרים. שבוע עד 4 חודשים.

2. מה כולל התכנון:

א. זכרו שאתם העובד המרכזי בעסק וכדי שיהיה עסק צריך להבטיח את ההכנסה הבסיסית שלכם, למשק הבית שלכם. עברו על כל הוצאות הבית, רק אלו הנדרשות. שכ"ד, ארנונה, מים , חשמל, אוכל, בריאות... סכמו את הסכום. ודאו שאתם יודעים בדיוק מהו הסכום שאתם צריכים, כדי להתקיים מידי חודש.

ניתן כעת לעשות את הפעולות הבאות:

לדחות תשלומי משכנתא.

לדחות תשלומי כרטיסי אשראי

לדחות תשלומי הלוואות עד 3 חודשים

חשוב לקחת בחשבון שתהיה ריבית על הדחיה. לכן דחו תשלומים רק אם אתם בטוחים שלא תוכלו לשלם תשלומים אלו.

ערכו רשימה של כל הוצאות העסק. על פי רשימה חודשית.
הפרידו בין הוצאות קבועות והוצאות משתנות.

הוצאות קבועות – אלו כל אותם הוצאות שתמשיכו לשלם ללא קשר לכמות המכירות.

שכר דירה של בית העסק, ארנונה, שכר עובדים, החזרי הלוואות, הנהלת חשבונות וכו'

*** בדקו מה ניתן לצמצם מבלי שיפגע בפעילות הקיימת עכשיו בעסק.

דוגמאות:

אם אתם משלמים שכירות על עמדה בWEWORK בטלו ועברו לעבוד מהבית.

משלמים מנויים לתוכנות שכעת לא בשימוש, עצרו אותם.

אם אין בכלל פעילות עסקית ולא תוכלו למכור כעת, עצרו גם את התשלומים על פעילות שיווקית.

הוצאות משתנות: כל אותם תשלומים שיגדלו ככל שתמכרו יותר.

חומר גלם

אריזות

קבלני משנה וכו'

במידה ואם כן מוכרים כעת, הכינו מלאי לחודש קדימה. מלאי מינימלי.
צמצמו ואף בטלו את כל ההתחייבות של הוצאות משתנות.

3. בדקו את המוצרים / השירותים שלכם:

- במידה ויש ברשותכם מלאי, הציעו מחירי מבצע באופן מידי כדי לייצר הכנסה, גם במחיר של ויתור על רווח.

- מה ניתן למכור עכשיו ויש סיכוי שלקוחות ירצו למכור. האם יש משהו מהמוצרים שלכם שלקוחות צריכים עכשיו. ( לא רוצים אלא צריכים).

- האם יש שינוי בהגדרות המוצרים או השירותים שתוכלו באופן מידי לשנות כך שיהפכו למוצרים או שירותים נדרשים.

דוגמאות:

עסק שמוכר חוגים לילדים בנושא העצמה, יפנה לבתי ספר ויתאים מפגשי זום לילדים.

עסק שמוכר שירותי שמאות למכירת נכסי נדלן, ימכור שירות שמאות לצורכי ביטוח לבתים.

עסק שמוכר מערכת לגידול גינה לנוי במרפסת, ימכור חביות לגידול ירקות, כך שבעל המערכת יוכל לגדל לעצמו ירקות.

4. ניהול תזרים מזומנים (cash flow)

זהו אחד הנושאים החשובים שעליכם לקחת בחשבון בניהול עסק בכלל, ובתקופת המשבר הזו בפרט. תזרים המזומנים הוא סך הכספים שנכנסים לעסק ויוצאים ממנו למטרות שונות במשך פרק זמן מוגדר. תזרים זה הוא חמצן לנשימה עבור העסק, וניהול לא נכון שלו יכול לחנוק ולהביא לקריסתו. על מנת להמשיך ולתפקד, עליכם לוודא שאתם שומרים באופן יציב על תזרים מזומנים חיובי, כלומר שנכנס יותר כסף מאשר יוצא.

החשיבות של תחזית תזרים מזומנים:

שימו לב שרווחים לבדם אינם אינדיקטור מספק למצב תזרים המזומנים שלכם, כי מכירות על הנייר עלולות להתבטל או להתעכב עד שייכנס הכסף בפועל.

לכן יש לערוך באופן תדיר מיפוי יסודי של מצבכם הפיננסי וליצור תחזית תזרים מזומנים עתידית לגבי 4 החודשים הבאים לכל הפחות, בנוסף לחתכים קצרים יותר (רבעוניים, חודשיים, שבועיים, יומיים – בהתאם לאופיו של בית העסק). בהמשך, תוכלו לעקוב באופן צמוד אחרי נתוני תזרים המזומנים בפועל כדי לאתר כל חריגה מהתחזית ולטפל בה.

מה כוללת התחזית לתזרים המזומנים?

- יתרות בחשבונות בנקאיים – זו תהיה נקודת המוצא של החישוב עבור ניהול תזרים מזומנים נכון.

- תשלומים צפויים – כל סכום כסף שעומד לצאת מקופת בית העסק, כולל הוצאות קבועות או משתנות, תשלומי הלוואות ותחזית הפירעון שלהן.

- הערכת תקבולים – הצד השני של תזרים המזומנים הוא הכספים שעומדים להיכנס לקופת העסק. קחו בחשבון את התאריך שבו יכנסו התשלומים בפועל, כולל פריסה לתשלומים, ולא רק מתי נסגרה העסקה.

5. נסו להמשיך לשמור על קשר עם הלקוחות, למצוא את הכלים שיאפשרו לכם לנהל את העסק גם מהבית ולשנות הרגלים ודפוסי חשיבה שלא מתאימים לסיטואציה.

ישנם שלוש דרכי פעולה שכדאי לבחון:

מתן מענה ושירות לקוחות ללקוחות הקיימים ופתרון בעיות מיידיות.

בראש ובראשונה בדקו את שלומם של הלקוחות שלכם, אלו שלא מתמודדים עם איום מידי, בדקו האם יש משהו שהם צריכים מכם כרגע, והמשיכו לתת שירות.

שימו לב את המציאות לא ניתן לשנות, אנחנו צריכים להתאים את עצמינו ואת הפתרונות למציאות.

אם אתם מרגישים שיש לכם בעיה שלא ניתן לפתור אותה והיא מחייבת פתרון מידי, פנו לחברים, למשפחה ליועצים מקצועיים. בעיות תלויות זמן שלא נפתרות היום גודלת מאוד מחר.

6. איתור צרכים/ לקוחות שכרגע צריכים אותנו.

ברור שיש ירידה בשוק, אבל זה לא אומר שלא צריך אתכם – הנגשה ממוקדת לקהל היעד הזה אודות השירות אותו אתם מציעים יכולה להביא גם לקוחות חדשים.

7. בניה ופיתוח של תוכניות חדשות שתכננתם לעשות בעסק:

טפלו באתר שלכם, ליצור כלי שיווק עתידים, הטמעת אוטומציה ומערכות ניהול שיקלו על העתיד פיתוח מוצרים וכו' כל אלו עבור היום שאחרי.
אם משהו מהדברים מרגיש לכם גדול מידי, בלתי אפשרי, אל תעשו.
העדיפו להתחיל בקטן על פני משימות גדולות על מנת לעודד את מערכת התגמול הנירולוגית להשתחרר מהקיפאון ולחזור לעבוד. עידוד זה יאפשר לכם להגדיל עוד ועוד את הקשב שלכם חזרה למה שמיטיב איתכם ושומר עליכם רגשית וכלכלית.

מחירים שאתם משלמים כעת – בזמן מלחמה

בשלב זה כדאי לזכור שלעסק יש שתי משמעויות עבורנו בעלי העסקים:

רגשית – לרוב העסק שלנו הוא ביטוי של העוצמות והחוזקות שלנו ולכן עיסוק מקצועי בעסק, לרוב גורם לנו להרגיש טוב יותר באופן כללי.
כלכלית – העסק הוא הפרנסה שלנו, צורך הישרדותי ברור של לחיות ולקנות לחם במכולת.

המשמעות של מה שאני כותבת כרגע יוצרת התנגשות.

מצד אחד: החזרה לעבוד בעסק תאפשר לנו לחזק את עצמינו רגשית וכלכלית ולהיות עורף חזק יותר.

מצד שני: יש לנו מגוון תחושות כלפי החזרה לעסוק בעסק כגון עייפות אשמה בושה, בלבול וכו'.

האם מותר לנו לחזור ולעסוק במה שמעודד אותנו, כשיש כל כך הרבה פגיעות ורוע בחוץ?

המורכבות הזו מוסיפה עומס רגשי על המתח הקיים כרגע ופוגעת ביכולת לקבל החלטות שמיטיבות איתנו. מתוך כך כדאי לנסות לחזור לפעילות עד כמה שניתן.

מה קורה כרגע בעסק?

הפגיעה השגרתית בעסק:

השוק קונה פחות, משמעותית פחות.
אתם מרגישים אשמים לעסוק במה שקשור בעסק ובכסף.
אתם מרגישים אי נוחות לשווק ואפילו חווים זאת כאסור.
אתם לא פנויים רגשית וטכנית לתת שירות לקוחות או לעסוק בכל הנ"ל.
הילדים בבית/ צריך לדאוג להורים / נמצאים במילואים, דואגים לבני משפחה במילואים.

הפגיעה הלא שגרתית.

מה קורה אם בדיוק בחודש הזה תכננתם קפיצה עסקית, עבדתם עבורה בחודשים הקודמים, השקעתם זמן, כסף, פגיעה ברווחיות??
מה קורה אם החודש ספציפית אתם בבעיה מול הבנק, הכול היה אמור להיות בסדר אם החודש היה כרגיל, אבל הוא לא..

לנו, העסקים הקטנים לרוב אין מרווח תנועה וגב שמאפשר לנו להתמודד עסקית עם המלחמה.

מומלץ להתחיל בקטן במשימות כמו:

– לשלוח הודעה אחת שקשורה לעסק שלכם: גביה, קשרים, בדיקת שלום לקוחות.

– לכתוב לעצמכם דברים שאפשר לעשות בעסק שלכם.

– להרים טלפון לקולגה/ חבר/ בן משפחה/ יועץ להתייעץ.

– להיכנס למשרד/ למחשב.

– לעשות סיעור מוחות על דף או בקבוצות פייסבוק ייעודיות – מי צריך אתכם כרגע?

– לתכנן משימה אחת עבור הבוקר הבא.

אחרי שהקיפאון מעט משתחרר ואתם מצליחים להתמקד בטובתכם הרגשית והכלכלית, זה הזמן לחשוב הלאה. מהם הצעדים הבאים, מה עוד אפשר לעשות?

הניסיון להילחם על יצירת וודאות במצב של חוסר וודאות נידון לכישלון, הקפיאה למול הצרכים העסקיים גם היא לא מאפשרת לפתור אתגרים מיידים בעסק והבריחה בלעסוק בדברים אחרים, משאירה את העסק מיותם ופגיע.

בנוסף על כך בזמן מלחמה נגלה לנו חוסר אונים הקשור לרציפות:

יש לנו תפיסה של רצף: אנחנו עושים מעשה והוא מביא לתוצאות.

אבל מה קורה אם עשינו מעשים רבים ופתאום באה מלחמה וחרבה לנו. פתאום כבר לא ברור לנו שיש משמעות אמיתית לעשיה שלנו.

לתחושת האחריות שלנו על העסק מתווספת תחושה עמוקה של חוסר ביטחון ביכולת שלנו להשיג את היעדים. אנחנו מחפשים משאבים אחרים חיצוניים לנו שיצילו את העסק: ניסיונות כמו היקום יעזור לנו, חווית שפע וכדומה. אגב אין איתן בעיה כתפיסות באופן כללי, אך כאשר אין האחראיות המרכזיות על הצלחת העסק שלנו, כלומר איננו בוטחים במידת האחריות שלנו, חווית חוסר האונים גדלה. כל זה בזמן אמת, בזמן הסכנה. אבל זיכרון החוויה הזו של חוסר האונים מול חוסר הוודאות וחוסר הרציפות, נצרב בנו ומשפיע על ניהול העסק בטווח הנרחב יותר.

כיצד?

עסקים שחווים פעמים רבות את חווית חוסר האונים בעקבות אירועים מסכני חיים עלולים לנהל את העסק שלהם עם אותו הזיכרון ועם אותה התגובה.

בריחה: התנהלות לא מתואמת למציאות -התעלמות מצרכים של העסק. התעלמות מהצורך להרוויח כסף. התעלמות מזיהוי הצרכים של הלקוחות. התעלמות מהדיוקים העולים מהמציאות לטובת פיתוח העסק. התנהלות כאילו העסק כבר בפסגת הצלחתו.
תוקפנות : ניהול עסק תחת חווית חירום -"אני חייב להרוויח עכשיו." "אני חייבת לסגור עסקה" "אם זה לא מצליח לי בחודש הקרוב אני סוגרת את העסק" וכו'.ניהול שמנסה לזרז את העניינים, על אף שלמציאות העסקית יש את הקצב שלה.
קיפאון: ניהול משותק -ניהול איטי. ניהול מבוסס מצבי רוח, חוסר מוטיבציה, חוסר ביטחון ביכולת לנהל את העסק בהצלחה חוסר ביטחון ביכולת לפרנס.

מה כדאי לעשות בזמן מלחמה?

כדאי לשים לב למחשבות אלו שעולות בכם:

אל תנסו לרוץ לפתרונות, היו מודעים לחוויה, תנו לה מקום, זה יאפשר לה גם ללכת.

וחפשו את הדברים הקטנים שאתם יכולים לעשות לטובת העסק.

הבנת הוודאות הקיימת בעסק. חיפוש המקומות בהם כן מתקיימת וודאות. מה עובד לכם בשיווק, מה עובד לכם בסגירת עסקה, מה קורה במרחב בין רעיון עסקי שעולה עד לרווח ממנו וכו'. ככל שהפעולות העסקיות שלכם יהיו יותר מנוטרות ותדעו מה עשיתם כך תוכלו לזהות את הוודאות.
מומלץ לייצר שיגרת עבודה. מומלץ לפעול לפי תוכנית עבודה ולא לפעול מהמותן, כדי שתוכלו לזהות את המעשים שאתם עושים, תוכלו לשפר אותם עם הזמן. פעילויות עסקיות נשלפות יכולות להיות יעילות באופן כללי, אבל עבורכם אלו שהוודאות העסקית נפגעה, אנחנו צריכים לחזק את חווית הוודאות, ולכן עבודה עם שיגרה ותוכניות עבודה יכולה להגדיל את ההבנה מה אתם עושים, מה אתם עושים נכון, אילו פעולות מועילות לכן, אילו לא. בכך להגדיל את חווית הוודאות ויצירת רצף מחשבתי בין עשיה לתוצאות
איתור החוזקות של העסק. מול חוסר האונים המתקיים בחוסר הוודאות יש לאתר את החוזקות הקיימות לכם בעסק ולהתמקד בעשייה דרכן, דווקא דרך החוזקות שלכם. לכל אחד יש חוזקות ייחודיות לו: אצל האחד זה כתיבה, האחר קשרים, השלישי יכולות כלכליות, וכו'. מודעות לחוזקות הייחודיות לכם בעסק תאפשר לכם לחזק את חווית הביטחון ולהפחית את חווית חוסר האונים.