top of page

ניהול זמן

אין לי זמן – ניהול זמן אפקטיבי לניהול עסק רווחי




בעלי עסקים רבים מוצאים עצמם מתנהלים בעסק במרדף בלתי נפסק.

רשימות אין סופיות, מנסים להמציא ולאמץ שיטות עבודה חדשות שיאפשרו להם להתמודד עם עומס מטלות הולך וגובר. התוצאה היא תחושה ' אם סימנתי V ברשימה, תחושת סיפוק, לא השלמתי את הרשימה, תחושת תסכול'. ללא קשר להישגים העסקיים.

האמרה הידועה 'time is money' מקבלת משמעות מעשית כאשר מדובר בניהול זמן בעסקים.

במרבית המקרים, המשאב היקר ביותר של בעלי עסקים הוא הזמן. בעל עסק צריך לפעול בהרבה חזיתות במקביל, ולעיתים חוסר הזמן יכול לעלות בלקוחות, בטיב השרות או בפיתוח העסק.

אז מה לעסק הקטן ולניהול זמן? ניהול עסק קטן, דומה לניהול ארגון גדול. כל אחד מהם צריך הגדרות, יעדים, נהלים וכו' ההבדל בין עסק קטן לגדול הוא כמות המשאבים: זמן, ידע וכסף.

בעסק קטן, כמו בארגון גדול, יש לנהל לפחות חמש או שש מחלקות:

1. שיווק

2. מכירות

3. תפעול ולוגיסטיקה

4. שירות לקוחות

5. פיננסים

6. כוח אדם – במידה ואתם מעסיקים עובדים

לעיתים את כל הניהול עושה אדם אחד, בעל העסק ולעיתים ישנם מספר עובדים.

כדי למכור מוצר אחד או הרבה מוצרים, בכל אחד מהמקרים יהיה צורך בפעילות של כל חמשת המחלקות שמוזכרות כאן.

למרות שיכולת ניהול זמן נשמעת כמו מיומנות טריוויאלית, היא לא מגיעה לכולנו בקלות. יתרה מזאת, עומס המשימות וריבוי האפשרויות בתחום העסקי יכולים לפעמים ליצור בלבול ובזבוז זמן.

הניסיון לנהל את כל הפעילות הזו ללא שיטת עבודה מסודרת, נועד לכישלון. ללא שיטה ספציפית לניהול המטלות על פי המחלקות, ירגיש בעל העסק קושי בחלוקת תשומת הלב, משימות שנופלות בין הכיסאות, גלישה של שעות העבודה אל תוך החיים הפרטיים עד מחיקתו המלאה של הזמן הפנוי, מטלות שלא מתבצעות, תמצאו שאתם עסוקים בכיבוי שרפות ושהעומס הולך וגדל עד.. שלא נשאר אויר.

'כיבוי שרפות' וניהול זמן

את הביטוי מכיר כל בעל עסק. כיבוי שרפות =  ניהול לקויי של העסק.

יחד עם זאת יש משהו מעט מתעתע שקורה לבעל העסק תוך כדי טיפול ב'כיבוי שרפות'. לא פעם כאשר נוצר עומס, 'צוואר בקבוק או 'שריפה' שיש לטפל ולכבות, מתגייס בעל העסק למצא פתרונות מיידיים, עצם הפעולה גורם לאמביציה לפרוץ, לאדרנלין לזרום ולבעל העסק לגייס את כישוריו כדי לפתור את הבעיה.

עצם העשייה והפתרון יתנו לבעל העסק תחושת סיפוק גדולה אך המצב הזה לא יאפשר לעסק להתפתח. אחת הסיבות היא, כדי לנהל עסק לטווח הארוך, יש למצא את ' ווליום' העבודה המתאים לנו באופן אישית. אם לא יעשה זאת, עשוי בעל העסק למצא עצמו נשחק מהר מאוד ונותר ללא יכולת לנהל את העסק. זהו למעשה הקונפליקט של ניהול זמן.

פיתוח שיטת עבודה שתתאים לקצב האישי שלנו. שיטה שתכלול את כל המטלות הנדרשות לניהול 5 או 6 מחלקות העסק.

ישנה שיטת ניהול זמן שמופצת מזה מספר שנים שמתבססת על חלוקת המטלות ל'דחוף יותר, דחוף פחות, חשוב יותר, חשוב פחות'. בעלי עסקים רבים מנסים לאמץ שיטה זו לניהול העסק אך מהר מאוד נוכחים לדעת כי הם מייצרים לעצמם ' שרפות ' נוספות. זאת כיוון שלבעל העסק הקטן אין אפשרות לתעדף מטלות. כל אחת מהמטלות, בכל אחת מהמחלקות עליה להתבצע. אי ביצוע המשימה ייצר בעיה במחלקה אחרת והפסד כספי.

​אז מה עושים?


טיפים לניהול זמן מיטבי לבעלי עסקים קטנים:

  • בניית תוכנית עבודה שנתית

  • חיבור בין יעדים לבין פעולות לביצוע – חזון עסקי שיתחבר ליעדים שנתיים שיתחברו למטרות להשגה שיתחברו למטלות לביצוע.

  • הכן רשימה של כל המטלות הנדרשות בכל אחת מהמחלקות. חלק את המטלות:

  • מטלות שנתיות

  • פעולות שעושים פעמיים בשנה

  • פעולת רבעוניות

  • פעולות דו חודשיות

  • פעולות  חודשיות

  • קבע את שעות הפעילות של העסק

  • ציין מי מבצע כל פעולה

  • הוסף פתרונות טכנולוגים למתן פתרונות לפעולות קבועות. כפי שכבר ודאי הספקתם ללמוד, עולם העסקים רווי פרוצדורות ובירוקרטיות. העיסוק בתשלומים, מיסים, היטלים, אישורים ומסמכים עלול לגבות לא מעט מהזמן של בעל עסק, לעיתים מדובר בשעות ארוכות.  כדי לא לבזבז זמן בהקשר הזה מומלץ להסתייע ככל הניתן בשירותים אינטרנטיים שחוסכים את העמידה בתורים. 

  • הוצא מטלות ל'מיקור חוץ'. מומלץ להיעזר באנשי מקצוע שילוו את העסק לאורך חייו. כך למשל כמעט כל בעל עסק יזדקק לשירותיו של רואה חשבון לצורך דיווח לרשויות. אנשי שיווק לביצוע תוכנית השיווק. יועץ עסקי שילווה תהליכים של קבלת החלטות ופתרון משברים.

  • עבוד לפי לוח עבודה קבוע

  • עשה סדר. סדר וארגון בחפצים, במשרד, באימייל ובמחשב הם עניין אלמנטרי לניהול זמן אפקטיבי בעסק. הסדר הפיזי יחסוך לכם זמן בחיפוש אחר החפצים שאתם זקוקים להם, וגם יחסוך עצבים מיותרים. הדבר רלוונטי בעיקר למי שמנהלים את העסק מהבית – לא פעם חפצי העבודה מתערבבים עם אלו של הבית. המחשב ליד משחקי הילדים, המסמכים או תיקי הלקוחות מוצאים את דרכם לחדר השינה. הקפידו על עבודה מאורגנת ומסודרת, במקום אחד, כאשר לכל חפץ מקום קבוע משלו. חשוב להקפיד על סדר גם בתיקיות המחשב והאימייל, שהוא כלי עבודה מרכזי בעסקים רבים. אם הדואר האלקטרוני שלכם עמוס, הקדישו זמן לנקיונו, ומחקו אימיילים מיותרים כך שתוכלו לשים לב לאלה החדשים הנכנסים.



תוכנית העבודה שתכלול את כל המוזכר כאן, תייצר שיטת עבודה בעסק. שיטה כזו שתאפשר לנהל את העסק באופן קבוע, תאפשר לפתח את העסק ובנוסף תייצר לבעל העסק, לוח שנה מלא✓ ימים שבהם העסק סגור✓ שעות העבודה מידי יום ויום✓ מי מבצע כל משימה✓ תקציב עסק✓ בקרה מלאה.


אחת התלונות שנשמעת לא פעם מבעלי עסקים קטנים היא, שאינם יכולים להיערך כיוון שכל יום נראה אחרת וכל יום קורים דברים אחרים. המצב הזה נכון אם עובדים ללא תוכנית שנתית וללא תוכנית ניהול זמן. אז אם אתה רוצה לרוץ למרחקים ארוכים ולהפעיל עסק רווחי לטווח הארוך, יש צורך בבניית שיטת עבודה שמתחילה בפרוט המטלות ובניית תוכנית ניהול זמן. לכשתהיה לך תוכנית כזו, ישתפרו השיגי העסק באופן מידי:

שיפור בתקשורת בין אישית – העברת אינפורמציה או הקשבה וקליטת אינפורמציה  בתוך העסק מבוססת על החלטות שגובשו, תוכנית שמיושמת. דברים אלו משפרים את אופן העברת המסרים ובכך משתפרת התקשורת הבין אישית.

שיפור המקצועיות – עצם ההחלטה המודעת על ביצוע משימות על ידי שימוש  בשיטת עבודה, טכנולוגיה , עובדים או שירותי אאוט סורסינג מאפשרות לבעל העסק לעסוק בבקרה ולהבטיח רמה מקצועית ורמת שירות גבוהות.

ירידת רמת הלחץ –  כאשר יש עומס רב יש חוסר ריכוז שגורם לטעויות וקונפליקטים. עבודה עם תוכנית שנתית לניהול זמן, מורידה את העומס וכך גם הלחץ פוחת.

תהליך קבלת החלטות משופר  –  כאשר יש עומס רב, יש גם קושי או דחייה בקבלת החלטות ואילו כאשר עובדים לפי תוכנית ניהול זמן, יש התייחסות לכל מחלקה, ניתן לערוך בקרה מאוזנת להפעיל את שיקול דעת תוך הפקת לקחים ובכך  לוודא להמשך שתמנעו טעויות תוך האצלת סמכויות.


אל תשכחו לפנות זמן לפנאי ולמנוחה - כשבעל עסק רואה את העסק ככלי ולא כמטרה הוא יוכל הגיע למצב שיש לו עסק שמשרת את צרכיו ומאפשר לו גם פנאי.

פנאי והנאה הם חלק בלתי נפרד מניהול נכון של הזמן, וחשוב מאוד להקפיד עליהם. בעלי עסקים רבים, בעיקר בתחילת דרכם, נוטים לוותר על בילויים או מנוחה. התחושה ש'כל העסק על הגב שלי' גורמת לבעלי עסקים לעבוד מסביב לשעון ולנצל כל דקה פנויה לביצוע משימה כזו או אחרת.

בהתחלה זה עשוי להיות אפקטיבי ואפילו לתת תחושת הספק. עם זאת, בטווח הארוך השיטה הזו לא עובדת. העייפות והשחיקה מתגברים. אם נרצה או לא נרצה בלי לקחת הפסקה, לנוח ולהנות, מידת הריכוז שלנו ואיכות ביצוע המשימות ילכו וירדו. כתוצאה מכך גם כמות הזמן שנקדיש לכל משימה תלך ותגדל, כיוון שנהיה פחות חדים ויעילים. ההפסקה היא 'זריקת אנרגיה' הכרחית. ולמי שלא סומך על עצמו וחושש שיוותר עליה, מומלץ להכניס אותה מראש ללו"ז.


צריכים עזרה? 052-433-3090


אם החלטתם שהגיע הזמן לקחת את העסק שלכם לשלב הבא, יתכן שתרצו להיעזר ביועצת עסקית, שתעזור לכם לבנות, לבחון לתקן ולצמוח. עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה בייעוץ עסקי, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק. לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.



bottom of page