ניהול עובדים בזמן מלחמה

ניהול עובדים בעסק הוא אתגר מורכב תמיד. ניהול עובדים בזמן מלחמה, אתגר מורכב עוד יותר. כמה מורכב? מורכב 

עד כדי כך שהוא דורש הבנה מידית ואימוץ דרכי פעולה מיידיות על מנת לשמור על העסק.

בשעת מלחמה משתנים לכולנו סדרי העדיפויות. זה נכון בהיבט האישי ונכון גם בהיבט העסקי. בסדר העדיפויות הראשון יהיה הביטחון האישי שלנו ומיד אחריו יגיע הבטחון הכלכלי. כבעל עסק חשוב להבין שהעסק משמש עבורך וגם עבור העובדים שלך כחלק מהביטחון האישי והכלכלי.

אם נביט בפירמידת הצרכים של מאסלו, כנראה שרוב העובדים שלך נמצאים עכשיו בשני בסיסי הפירמידה - צרכים פיזיולוגיים, צרכים של בטחון אישי, וצרכים של בטחון תעסוקתי. להיות בריאים ושלמים, להיות בטוחים שתהיה עבודה, ולהשיג יציבות פיננסית. להיות העובד הכי טוב, לדאוג למימוש עצמי, כל אלו נדחפים למטה, מתכווצים תחת הצרכים הבסיסיים.

התנהלות עסקית בזמן מלחמה לוקחת בחשבון שמצב של חוסר וודאות נגרם עקב התרחשות בלתי צפויה או אקראית. מצב בו המציאות המוכרת משתנה.

ברגע שהקשר בין מה אני עושה לבין מה תוצאת המעשה נפרם, נוצר מצב של חוסר מידע, חשש, חוסר שליטה ואיבוד כיוון. מצב זה קיים אצל בעלי העסקים וגם אצל העובדים בעסקים. חוסר וודאות מעכב ואף לפעמים מונע את קריאת המפה העסקית ליצירת תמונה ברורה של מה קורה והדרך הנכונה לקבלת החלטה עסקית.

אז מה בכל זאת עושים ואיך מתנהלים עם עובדים בתקופת מלחמה?

ניהול עובדים בזמן מלחמה דורש איזון בין צרכים תפעוליים לרווחת העובדים והתנהלות חרום. באמצעות גישה הוליסטית, בעלי עסקים יכולים לנווט באתגרים, לתמוך בעובדים ולתרום ליציבות.

עסקים שונים מחליטים עכשיו החלטות שונות בקשר למה לעשות ומה לא לעשות. לכן הדברים שלפניכם הם מצע שתוכלו לבחון אם לאמץ כן או לא? אולי בחלקו? אבל הוא ישמש אתכם, בעלי עסקים לחשוב ולפעול בכיוון כדי לשמור על העסק שלכם.

לפני שיוצאים לדרך ממפים, מתכננים, מתקצבים... בואו נבין מה עובר על העובדים שלכם. כמו אצלכם גם העולם שלהם הוא לא מה שהיה לפני השבעה באוקטובר. קמים לחדשות רעות, חלקם רחוקים מיקירם, חלקם דואגים לבני משפחה וחלק אבלים, כולם דואגים. חלק חוששים לשהות בחות בזמן אזעקה וסביבם אנשים נוספים דואגים ולחוצים. הזמנים מתבלבלים. זמן חדשות וזמן ריכוז בעבודה, עדכונים שוטפים וחוסר יכולת להתנתק. יחד עם שאלות שעולות: האם זה בסדר שאני בשגרה שאחרים לא?  לכל אלו מצטרף פחד אחד נוסף רציני  ״האם העבודה שלי בטוחה?״ האם בעוד שבוע או חודש תהיה לי עבודה? האם העסק בו אני עובד ישרדו את הטלטלה הזו?

כבעל העסק וכמנהל העסק והעובדים, חשוב להכיר ולהבין את העומסים הרגשיים איתם מתמודדים העובדים. יתכן שהעובדים שלך מתמודדים גם עם אתגרים מנטליים כמו דכאון או חרדות, שאתם לא תמיד מודעים להם. המצב יכול להביא לחוסר ריכוז ופוקוס, פחות פרודקטיביים, פחות סבלניים.

חשוב להכיר בזה שכל תגובה למצב היא נורמלית. לזכור לא לשפוט. במצב לא נורמלי, כל תגובה היא נורמלית.

אחרי שכהרת בשינויים שחלים אצלך בעסק ואצל העובדים. אפשר וצריך לבחון איפה נמצא העסק ומה ניתן לעשות באופן מידי בהיבט של ניהול עובדים.

בעסק שמעסיק עובדים, יתכנו שלושה מצבים, בהקשר של ניהול העובדים, בזמן מלחמה:

1. שגרה - זה לא אומר שהכל תקין. זה אומר שהפעילות העסקית ממשיכה. אולי כי אתם מפעל חיוני ואולי מסיבות אחרות – זכרו השגרה הזו, כמובן מבורכת אבל היא רק בהיבט העסקי ולא בהיבט של מי שעובד בעסק.

2. העובדים לא מגיעים לעבודה עקב המלחמה.

3. אין לכם עבודה ולכן אתם בוחנים להוציא את העובדים לחופשה, או לחל"ת או לפטר אותם.

הדבר הראשון והחשוב ביותר הוא שנזכור כמה יקר וקשה לגייס, לשמר ולהכשיר עובדים. אבל עוד לפני כן התייחסו לכך שאנחנו כולנו עוברים בימים אלו ממצב של צער לכעס. מאבל לפחד וחרדה וכך גם העובדים שלנו. השתדלו לספק מערכת תמיכה לעובדים והשתדלו עוד יותר להיות אתם סבלניים ולא 'לשלוף' אמירות וצעדים שעלולים לפגוע במערכות היחסים שלכם עם העובדים.

עסקים הם יחסים, ניהול עסק הוא ניהול מערכת יחסים. זו מערכת יחסים עם הלקוחות שלך עם  הספקים שלך וגם עם העובדים שלך. העסק גם הוא מנסה לשרוד הוא חייב להמשיך ולהצליח ולייצר הכנסות. הרי ההכנסות האלו הן שמשלמות את השכר של בעל העסק ושל העבדים.

אז מה עושים?

מדריך לניהול עובדים בעסק הקטן, בזמן מלחמה:

בכל אחד מהצעדים חשוב לקחת בחשבון בראש ובראשונה את ביטחון העובדים ואת מצבם והצרכים הרגשיים שלהם. התעלמות תביא לסיכון העובדים ומכאן סיכון העסק.

בזמן ובמציאות הקיימת, יהיה זה לא מציאותי לדרוש ולקבל מהעובדים התנהלות רגילה לחלוטין ותפוקה מקסימלית. המצב הנוכחי משפיע על כולם וחשוב להיות קשובים, אמפטיים ורגישים לעובדים בעסק. הדבר לא אומר שיש לוותר על העשייה הבסיסית, על כמות ואופן ייצור ועל גבולות ברורים. החוכמה היא השילוב בינם תוך הבנה שמדובר במרקם עדין ושברירי שדורש תשומת לב מתמדת.

צעדים מיידיים - בחינה והיערכות:

· השלב הראשון יהיה שלב מיפוי צוות העובדים – מי העובדים שמגויסים, מי אלו שאינם מגויסים למילואים. האם יש עובדים שיתכן ויגויסו. התייחס לצוות שנמצא ובחן האם יש שינוי בשעות העבודה שלהם עקב המצב. הכן מצבת כוח אדם עדכנית למצב החירום. 

· התאם את תוכנית העבודה – קבע יעדים לטווח קצר. פרוט אותם לתוכנית עבודה כך שהמשימות שיגזרו יבוצעו באופן שבועי.

כאשר בונים תוכנית עבודה יש להתייחס לכל המשימות לביצוע בהתאם למחלקות העסק השונות:

1. שיווק – הכן רשימת משימות לביצוע

2. מכירות  - הכן רשימת משימות לביצוע

3. שירות לקוחות - הכן רשימת משימות לביצוע

4. ייצור - הכן רשימת משמות לביצוע

5. תפעול שוטף - הכן רשימת פעולת לביצוע

6. פיננסים - הכן רשימת פעולות לביצוע

7. שימור לקוחות - הכן רשימת פעולות לביצוע

התייחס לתרחישים בלתי צפויים שעלולים לגרום לעיכוב או ביטול משימות מסוימות שהוגדרו, כך אפשר יהיה לבנות תוכנית גיבוי - מי ימלא אחר המשימות במידה ואחד העובדים לא יהיה נוכח. תוכניות מגירה להמשכיות אם מי מהעובדים אינו זמין.

שלבו בין תוצאות המיפוי לבין תוכנית העבודה – פרוט את המשימות הנדרשות לביצוע, לכל מחלקה בעסק, בהתאם ליעדים ולתוכנית העבודה. שבץ משימות לעובד. יתכן וכאן תמצאו פערי ידע וביצוע. כדאי יהיה להיערך בכוח עזר חיצוני באמצעות נותני שירות, פרילאנסרים.

· תכנון וגיוס כוח אדם – במידה ומצאם כי יש צורך לגייס עובדים, לתפקידים ספציפיים, נסו למנף מקורות גיוס חלופיים כמו עובדים לשעבר, צוות במשרה חלקית ומתנדבים כדי למלא צרכים דחופים. לספק הכשרה מהירה להכשרת עובדים חדשים וקיימים. חשוב לציין זאת בפני העובדים הקיימים כדי שאלו לא ירגישו מאוימים ואתם, בעלי העסק, עשויים למצא עצמכם, עסוקים באינטריגות ועניינים פנימיים המיותרים בתקופה זו.

· בקרת ביצועים – כדאי יהיה להעריך תכופות את ביצועי העובדים כדי להבטיח התאמה לדרישות המשתנות. דאגו למשוב בזמן אמת ולהתאמות מהירות. המשוב לעובד חשוב שיהיה באופן רגיש ומתחשב. כעס לא יניב פרי. משוב בתקופת התנהלות 'רגילה', שונה מהאופן שיעשה בזמן מלחמה בו כולם לחוצים וביקורת עלולה להישמע כאיום לעובד, גם לא זו הייתה הכוונה. האם זה לגיטימי לומר לעובדים שהם לא עובדים מספיק? האם זו לא חוסר רגישות?  אז כך, זה חשוב. עבורכם, אבל גם עבור העובדים.

הם צריכים להיכנס לשגרה גם אם זו שגרת חירום. הם צריכים גם בקרה וגם גבולות. אלו יתנו את תחושת השיגרה ובכל זאת כל מילה רגישה - כולם עכשיו נסערים ורגישים מהרגיל ועקב כך הסיכוי לטעויות עולה. בזמן זה יש חשיבות גדולה לאופן בו מועברת הביקורת, גם בבחירת המלל וגם בטון ובווליום שהדברים נאמרים. דברים שנאמרים באופן מסוים יכולים לפגוע ביחסי אמון שנבנו במאמץ רב. לכן, זכרו שאתם תלויים בעובדים לא פחות משהם תלויים בכם, וקחו זאת בחשבון כשאתם מעבירים עליהם ביקורת.

· החזר את העובדים לשגרת חירום ופרודקטיביות כמעט מלאה. נשמע פשוט? אבל איך  עושים זאת? קובעים סדר יום, כמובן שדוגמא אישית תעזור מאוד לעובדים להניע את עצמם. שתף והסבר לעובדים כי העסק שלכם משלם לכולם משכורות. ועם כל הקושי צריך להמשיך להצעיד את העסק קדימה. אחרת, לאותם עובדים תהיה בעיה גדולה יותר. בנוסף לכל החרדות והתקופה הקשה – הם יצטרכו גם לחפש עבודה. נסה לאמץ עד כמה שניתן פריטים מסדר היום של ה'ימים הרגילים'. אם זה אפשרי הוסף בהדרגה עוד ועוד ליצירת סדר יום מלא ופרודקטיבי.

· שימרו על תקשורת פתוחה ושקיפות - העבירו בבירור שינויים בפעולות ועדכונים חשובים אחרים. כאשר העובדים יראו את הדרך, יקל עליהם להתגייס ולקחת חלק בעשייה ואפילו בעשייה מעבר לזו שהיו עושים בזמנים רגילים. עודדו מעורבות עובדים כדי להבין חששות ולספק תמיכה. סביר שתגלו שהתקשורת הפתוחה מועילה גם לעסק ולא רק לעובדים. במצב כזה יגיעו פתרונות, רעיונות מהעובדים. שקפו את המציאות לעובדים, למרות שאלו לא זמנים רגילים ויציבים, חשוב להבהיר לעובדים מה הצרכים של העסק ומה נדרש מהם יותר מאשר בימי שגרה. חשוב למצוא את האיזון בין צרכי המעביד לבין העובד ולהבהיר שמדובר באחריות משותפת.

· שיחות אישיות והקשבה לעובדים - הקשיבו לא רק למצוקות שלהם אלא גם בקשו מהם רעיונות לשיפור. חברו אותם למטרות העסק על ידי כך שתערבו אותם ותבקשו מהם פתרונות. אחד מארבעת הגורמים שבגללם יבחר עובד לעבוד במקום עבודה מסוים, הוא הרצון להיות חלק מקבוצה. השיחות השיתוף, ההתייחסות וההכלה, יתנו לעובד תחושה של חלק מקבוצה ומכאן זיקה לקבוצה ורצון להיות חלק מהצלחתה. כאן הקבוצה היא העסק.

· שימוש בטכנולוגיה - השתמשו בטכנולוגיות כדי לייעל תהליכים ולהבטיח נתונים מדויקים בזמן אמת לקבלת החלטות. אפשרו עבודה מרחוק עם טכנולוגיות מתאימות. בדקו האם יש תהליכים בעסק שניתן להחליפם תוך שימוש בטכנולוגיה והטמע אותם בעסק. שימוש בטכנולוגיות חדשות בעסק ישפרו את ההתנהלות בזמן המלחמה ויועילו לעסק גם בהמשך על ידי כך שיוסיפו לעסק חדשנות ויעילות.

· גלו אחריות חברתית  - כולנו נמצאים עכשיו ב'מוד' מלחמה. העובדים שלכם, הלקוחות שלכם, הספקים וכמובן אתם בעלי העסקים. השתתפו בפעילויות התומכות בקהילות שנפגעו מהמלחמה. כך אתם והעובדים שלכם תועילו לחברה, תתנו לעובד להרגיש משמעותי וכערך מוסף יגביר את מוניטין העסק וכך גם את מורל העובדים. כולנו כבר יודעם כי בעלי העסקים לא פועלים בתוך 'ווקום, אנחנו חלק מהמרקם האנושי, חברתי , עסקי ומכן יש לנו גם חובה להיות חלק מהשעיה ההתנדבותית בזמן מלחמה.

· תכנונו לימים שלאחר המלחמה – בדיוק כמוך, בעל העסק גם העובד רוצה וצריך לראות אופק. אופק אישי ואופק מקצועי. כשהעובד יראה שלעסק יש אופק, יהיה לו קל ובטוח יותר לקחת חלק בעשייה העכשווית.  הראו לעובד את האופק האישי, עירו לעובד שלכם לבחון את האופק האישי  בשילוב עם האופק המקצועי שלו כחלק מהעסק. הכינו תוכניות לסייע לעובדים לחזור לפעילות רגילה לאחר המלחמה. יישמו לקחים שנלמדו כדי לשפר ההיערכות לחירום בעתיד.

יתכן שאני נשמעת כמי שחוזרת על עצמה אבל חשוב, חשוב לזכור - בתקופת מלחמה כולנו לחוצים יותר וסף הרגישות גדל. יש עובדים שאיבדו יקירים, נחטפים או נעדרים. יש עובדים שנקראו למילואים או שבן משפחה קרוב נמצא בצבא. יש עובדים בחרדה שאינם מתפקדים. אתם כבעלי העסק נדרשים לגלות רגישות רבה.

מיקוד העובדים בביצוע המשימות, בעמידה ביעדים ושמירה על הכללים מסייע להתגבר על המתח. אבל כמו כל משבר, גם המלחמה משנה את המציאות העסקית ויוצרת הזדמנויות חדשות. יש לכם אחריות לעסק שאתם מנהלים ומחובתכם לבחון אילו הזדמנויות חדשות יש במצב החדש. כל זאת בתנאי שנשמר האיזון העדין בין הצרכים הרגשיים והצרכים המקצועיים.

ועוד כמה טיפים להתנהלות וניהול עובדים בזמן מלחמה:

· גלו הבנה וסובלנות. התעניינו במצב האישי של העובדים. כל עובד ועובדת מתמודדים עם המצב בצורה אחרת. רף החרדה משתנה מאדם לאדם, וחשוב שהעובד יבין שמה שלא יהיה, מקום העבודה הוא מקום בטוח עבורו. עובד או עובדת שמרגישים אכפתיות ודאגה מצד המעסיק ישקיעו יותר בעבודתם, יישארו יותר זמן בתפקידם, ובאופן כללי יהיו מסורים יותר למעביד. התעניינות בשלומם של העובדים.

· דרכים להתייעל - תקופה משברית דורשת התייעלות מרבית. אבל לפני שהולכים על הפתרון ה"קל" של קיצוצים ופיטורים, יש לבחון איך אפשר לייעל את העסק בהיבטים אחרים.  האם יש תשלומים שאינם הכרחיים בזמן זה? בחן זאת לפני שאתה בוחר לשנות את הרכבי צוות העובדים בעסק. לעיתים הדרכות והשתלמויות נקודתיות יכולות לשפר את כישורי העובדים ולהגדיל את ארגז הכלים של העובדים. כך יוכל העובד למלא פונקציות נוספות בעסק.

· ואם יש צורך...אימרו שלום למי שלא משרת את טובת העסק - זה לא נעים לפטר עובדים, בטח בזמן מלחמה כשבשוק יש תנאי אי ודאות, אבל לפעמים, כדי שעסק יישאר בחיים, אין ברירה. מציאות מורכבת ודורשת במקרים מסוימים צעדים דרסטיים, כדי לשמור על העסק. כמובן לא לפטר כשאין צורך בכך, צריך אבל כן לבצע התייעלות ברמה הבסיסית. אם החלטת שאתם נפרדים מעובדים, עשו זאת בעדינות וברגישות. חשוב לכם כמעסיקים לדעת לגבי פיטורי עובדים שנעדרו מהעבודה. אסור לפטר עובד שנעדר עקב הנחיות של פיקוד העורף. אסור לפטר עובד שנעדר על מנת להשגיח על ילדיו עד גיל 14 עקב סגירת מערכת החינוך בהתאם להוראות פיקוד העורף.

איך על ידי ניהול עובדים נכון משיגים מטרות בעסק גם בזמן מלחמה?

גם בתקופת המלחמה יש לנו מחויבות להשיג את מטרות העסק והתנאים כמובן הרבה יותר מורכבים. אז, כיצד להשיג תוצאות? הגישה האישית היא הנכונה בזמן מלחמה והיא שתאפשר לעובד, לעסק ולבעל העסק להשיג את המטרות.

· ליווי צמוד - בנוסף לרגישות  הנדרשת בהתייחסות לעובדים ולתמיכה הרגשית, נדרש גם ליווי צמוד ומעקב על העמידה ביעדים. ברגעים קשים, כשקשה להתרכז בביצוע התפקיד, מעקב יומי על העמידה ביעדים, הוא כלי מצוין. מעקב שלנו על הביצוע של תכנית הפעולה ברמת המשימות יכול לעזור לעובדים להתמודד עם המתח ולתפקד טוב יותר.

· משמעת - משמעת וכללים ברורים יוצרים מסגרת שמקלה עלינו לתפקד בשעת מלחמה. חשוב להדגיש את הכללים ולהקפיד עליהם. שימו לב שההקפדה על הכללים והמשמעת לא תגלוש לענישה. שימו לב לדרבים כמו הגעה לעבודה וסיום יום העבודה לפי המוסכם והנהוג בשגרה. הקפדה על משך ההפסקות. עבודה בהתאם לכללי הבטיחות. הקפדה על הכללים והמשמעת מייצרת מסגרת שמקלה על תפקוד במצבי לחץ. נדרש כאן איזון עדין בין התחשבות במצבם הרגשי של העובדים ובין החזרתם לשגרה.

לסיכום, אנחנו במלחמה. בהיבט העסקי יש משבר גדול מאד וחשש לגורלו של העסק שלכם. בעלי עסקים נדרשים להתמודד עם אתגרים רבים ומורכבים. התקופה הזו מביאה בעלי עסקים לנוע בין האישי והעסקי וחשוב לזכור שכך גם העובדים שלכם.

העובדים שלכם הם המשאב החשוב ביותר בעסק שלכם. תנו על כך את הדעת. היו ערים למצבם האישי והרגשי ותנו את התמיכה הנדרשת. זה לא יקרה מאליו ובעסקים רבים ה'התעוררות' , כבר מאוחרת.

חיבור העשייה העסקית, היום יומית בצורה כזו או אחרת ליוזמות התנדבות במלחמה, יעזרו לכם, ולעובדים בעסק לייצר מקום עבודה בטוח עם עשייה חשובה באפן פרטני וגם באופן קהילתי. יחד עם כל זאת חשוב לזכור שהעסק חייב להמשיך ולהיות מנוהל ולייצור הכנסות כדי שניתן יהיה לשלם את שכר העובדים, שכר בעל העסק ולשמור על הביטחון הכלכלי החשוב כל כך בימים אלו.

צריכים עזרה?

העובדים שלכם הם נכס בעל ערך בכל הנוגע לצמיחה עסקית. השקיעו בפיתוח המקצועי שלהם באמצעות תוכניות הכשרה, קורסים  והדרכות מקצועיות. עובדים בעלי מוטיבציה תורמים להגברת הפרודוקטיביות ולשיפור שירות הלקוחות. סביבה מקצועית חיובית, שמחה ויציבה ותורמת לצמיחה עסקית.

אם החלטתם שהגיע הזמן לקחת את העסק שלכם לשלב הבא, יתכן שתרצו להיעזר ביועצת עסקית, שתעזור לכם לבנות, לבחון לתקן ולצמוח. עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה בייעוץ עסקי, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק. לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.

צור קשר