ניהול עסק בתקופת משבר מתמשכת - מה עושים בעסק כשהמלחמה מתמשכת?
העסק שלך הוא חלק מהביטחון האישי שלך עליו חשוב כל כך לשמור בזמן מלחמה. כמובן שהדבר הראשון הוא לוודא שאתם בטוחים ונמצאים במקום בטוח אבל לאורך זמן ועם הימשכות מצב החרום, חשוב לתת את הדעת לביטחון האישי שלך בכמה וכמה אספקטים.
למלחמה המתמשכת יש השפעה על כל אחת ואחד מאיתנו.
במהלך השנה הזו ובמפגשים עם לקוחותיי לא היה אחד שלא הושפע מהתקופה הנוראית הזו.
הימשכות המלחמה מייצרת דילמות שונות ואחרות מאלו המוכרות לנו בעולם העסקי.
סדרי עדיפויות שמשתנים, יכולות שהיו וכבר לא כאן, משאבים חסרים ואחרים.
ההתנהלות של התקופה הראשונה הייתה התנהלות של הישרדות, כל אחד בדרכו, אבל הימשכות התקופה מפגישה אותנו עם תחושות אחרות וצרכים שונים. הן ברמה האישית והן ברמה העסקית.
לפעמים אפילו קפיצה קטנה לחו"ל, כזו כדי לשאוף קצת אויר של שגרה, עשויה לבלבל ולגרום לבעל העסק לצאת לגמרי מסדרי העבודה אותם בנה בתוך 'שגרת המלחמה'. זה כל כך ברור, הצצה לעולם אחר מזכירה לנו עד כמה יצאנו מהמסלול, עד כמה החיים שלנו אינם במסלול הראוי. מפגש כזה עלול לפגוע במוטיבציה וביכולות התפעול היום יומיות.
וישנם את אלו שממשיכים להתנהל כאילו 'לא היו הדברים מעולם', שומרים על שגרת ניהול עסק, פועלים על פי התוכנית....
אלו שיאמרו לי ' האם מותר לשווק? לא נעים לנו לשווק בזמן מלחמה'. ואלו שישדרו 'חגיגת אין סוף'.
אילו שישאלו ' ההון ליום שחור, עכשיו זה הזמן?' ואלו שיגידו 'הממשלה לא דואגת לעסקים קטנים בישראל'.
לדעתי, כל אחת ואחד מהם מתמודד עם המצב בדרכו שלו. זו לא התעלמות זו דרך התמודדות.
לאחר שנה של מפגשים עם בעלי עסקים, אספתי לכם קצת תובנות שיתכן ויעזרו לכם בימים אלו.
ראשית כמה תובנות על מגבלות הכח.
מפנימה שכוחי מוגבל. שיכולת ההשפעה שלי על המציאות מוגבלת מאוד. אני מפנימה שבעצם הכוח של כולנו מוגבל. במיוחד כעת. אני נכנעת. נותנת מקום לתבונה. את מה שלא בכוחי, אין טעם שאמנה. אין טעם להשקיע בו מאמץ. אבל מה כן בכוחי? הרי זה שכוחי מוגבל לא אומר שאין לי כוח. אני פשוט צריכה למקד, לדייק את הכוח שלי ולתת לו לבוא ידי ביטוי.
מה בכוחי?
- בכוחי לשמור על חוסן פיסי ומנטלי. לטפח אותו. יש לי את כל התנאים והיכולות לטפח את החוסן שלי ולהעצים אותו. ממש כעת.
- בכוחי לבחור את ההזנה המנטלית והאינטלקטואלית שלי. בכוחי להחליט למי אני מקשיבה, מה אני קוראת (ובמיוחד מה אני לא) ומה באמת מאפשר לי לפתח תפיסה עצמאית, רחבה, רבת מימדים ומעמיקה על המציאות.
- בכוחי לשמור על סולם הערכים שלי. בכל רגע נתון. מול כל גלי ההדף שמתנפצים עלי בכל רגע. בכוחי להנכיח אותם, במעשיי, במילותי, ובתגובתי.
- בכוחי לחמול, לאהוב, לתמוך, לתת כתף, להקשיב בסבלנות, כמעט לכולם.
- בכוחי להשפיע לטובה על מעגלים קרובים עלי, קטנים ככל שיהיו. להחזיק ידיים עם שותפי וחבריי ומכרי.
- בכוחי לדמיין מציאות חיובית, ברת קיימא, אנושית, שיתופית, חפצת חיים. בכוחי לדמיין את העולם שבו אנחנו נחייה, וכבעלי עסקים יש לנו את היכולת להמשיג אותו! להניח אותו במילים ותיאורים והתנהגויות וכוונות, כבר עכשיו מיד בחיים שלנו כאן.
ומכאן לכמה טיפים ניהוליים:
בראש ובראשונה השתדלו להיות בתנועה. תנועה גדולה, תנועה קטנה, העיקר בתנועה. התנועה תשפיע על הדינמיקה של העסק ומכאן תשפיע גם על ההישגים העסקים וגם על אלו האישיים.
- ערכו סריקה מקיפה של העסק שלכם, (בכל מקרה לקראת סוף השנה העסקית זמן נכון לעשות זאת). בדקו מה השירותים או המוצרים שאתם מוכרים. האם יש להם צורך? האם השתנה הצורך? האם השתנה קהל היעד שלכם? אולי המוצרים שלכם מתאימים כעת לקהל אחר מזה שהיה לפני כן? האם הבידול שלכם עדין משמעותי?
- ערכו התאמות במוצר, במידה ויש צורך בכך. שנו את תוכנית השיווק. תמחרו מחדש את המוצרים והשירותים שלכם בהתאם למה שמצאתם בסקירה שערכתם.
- בחנו מה קורה בשוק, אצל המתחרים. האם יש הזדמנויות עסקיות חדשות שלא ראיתם לפני כן. כדאי לעקוב אחר השינויים בשוק ולהבין איך המתחרים שלך מתמודדים עם המצב. זה יכול לתת לך רעיונות לתמרון ולגילוי הזדמנויות חדשות.
- לאור המצב הלקוחות מעט חסרי סבלנות ורוצים שהכל יהיה כאן ועכשיו – יתכן שיש כאן גם הזדמנות עסקית. בדקו את היכולת שלכם להיות זמינים יותר ללקוחות. מתן שירות שלקוחות באופנים שונים ונוספים. מענה בוואטס אפ, הקמת חנות דיגיטלית וכו'.
- שיווק בזמן שגרת חירום – צריך לשווק, לא נכון להעלם ללקוחות שלכם. קחו בחשבון שהם לא ממתינים לכם. הלקוחות ממשיכים לצרוך מוצרים ושירותים, אולי בצורה קצת שונה, אבל העסקים ממשיכים וכן עליכם להמשיך לשווק. חשוב לעשות זאת ברגישות המתאימה.
היו חיוביים, אל תתחילו פוסט עם 'לרגל המצב'..' במיוחד בימים אלו'. נסו להיות קורקטיים ועניינים. פחות פוסטים נוצצים. עניינו את הלקוחות שלכם.
- ניהול פיננסי שקול – מי שמכיר אותי ואת שיטת העבודה של יודע שאני דורשת מלקוחותיי שבכל רגע נתון יהיה להם 'בצד' סכום מינימלי של ארבעה חודשי תפעול. ההבדל בין להיות ולחדול. אם השתמשתם בחלק מהסכום או בסכום כולו, עכשיו הזמן להשלימו. במידה ואין באפשרותכם להחזירו, הוסיפו לנקודת האיזון החודשי שלכם סכום ( 5% מהמחזור), התאימו גם את תוכנית השיווק והמכירות לסכום המוגדר עד השלמת ההון הנדרש.
- תזרים מזומנים – נהלו בקפידה את תזרים המזומנים שלכם. עברה שנה שבה, כנראה, היו שינויים כאלו ואחרים, התאימו את התחזיות, בנו תקציבים מחודשים ונהלו את תזרים המזמנים בהתאם.
ניהול עסק בזמן מלחמה, תקופות של חוסר וודאות, דורש גמישות, חזון ותכנון קפדני. להלן עוד כמה עקרונות חשובים שיוכלו לעזור לך:
1. שמירה על גמישות והתאמה מהירה - במהלך תקופות מלחמה, התנאים בשוק יכולים להשתנות מהר. חשוב לשמור על גמישות ולהתאים את הפעילות העסקית בהתאם. פיתוח אסטרטגיות גמישות יעזור לך לתפוס הזדמנויות חדשות ולהתמודד עם אתגרים בלתי צפויים.
2. תיעדוף הוצאות - יש לבחון מחדש את ההוצאות, למקד אותן במה שבאמת חיוני לצמיחת העסק ולהימנע מהשקעות גדולות ומסוכנות עד שהמצב יתייצב.
3. חיזוק צוות העובדים - כדאי לתקשר עם העובדים בצורה פתוחה, לשתף במצב העסק ולעודד אותם להיות חלק מהפתרון. עובדים שמרגישים מעורבים יכולים להביא רעיונות יצירתיים להתמודדות עם האתגרים.
4. שמירה על קשר עם הלקוחות - כדאי לשמור על קשר קרוב עם הלקוחות ולהבין את הצרכים שלהם, במיוחד בתקופות של שינויים. לקוחות יכולים לספק משוב חשוב ולעזור לך להבין איך המוצרים או השירותים שלך צריכים להשתנות בהתאם לציפיות שלהם.
5. חדשנות ומחשבה יצירתית - תקופות מלחמה עשויה לעודד חדשנות. חשיבה יצירתית יכולה להוביל לשיפור תהליכים או פיתוח מוצרים ושירותים חדשים שיענו על צרכים משתנים בשוק.
6. שימור מוטיבציה אישית - ניהול עסק בתקופת מלחמה יכול להיות מתיש. חשוב לשמור על מיקוד אישי ולשמור על אורח חיים בריא, כדי שתהיה לך האנרגיה הדרושה להובלת העסק. מלחמה עשויה להיות תקופה של התחדשות, ואתה יכול לנצל אותה כדי לבנות עסק חזק יותר שיוכל להתמודד עם שינויים עתידיים בצורה טובה יותר.
ניהול זמן והאצלת סמכויות
האצלת סמכויות: אם יש לך עובדים או שותפים, זה הזמן לסמוך עליהם יותר ולהאציל סמכויות כדי להפחית את העומס עליך. כדאי להגדיר מי אחראי על כל תחום בעסק ולהבהיר את ציפיותיך מהם, כך שתוכל להתמקד בדברים החשובים באמת.
ניהול זמן: בזמן מלחמה, חשוב להיות יעיל בניהול הזמן. פנה זמן לתכנון מוקפד של כל יום או שבוע, ושמור על חלונות זמן מסוימים בהם תוכל להתרכז בניהול העסק למרות הסחות הדעת.
תמיכה רגשית ונפשית
הכרה במצב: חשוב להכיר בכך שהתחושות שלך טבעיות ושמצבים מלחיצים כאלה משפיעים על כל אחד. פנייה לתמיכה משפחתית, חברים או אנשי מקצוע יכולה להקל עליך ולתת לך כלים להתמודד עם הקושי הנפשי.
שימוש בטכניקות הרפיה: טכניקות כמו מדיטציה, יוגה, או נשימות עמוקות יכולות לעזור לך להרגיע את המחשבות ולהתמקד בעשייה.
תקשורת פתוחה עם לקוחות ועובדים
עדכון הלקוחות והעובדים: בזמן משבר, מומלץ לשמור על תקשורת פתוחה עם הלקוחות והעובדים. הסבר להם שהמצב משפיע עליך ושאתה עושה את המיטב לשמור על רמת שירות תקינה. אנשים מעריכים כנות ושיתוף במצבים קשים, וייתכן שיפגינו הבנה וסבלנות.
חיזוק תחושת השותפות: נסה להשרות בקרב העובדים תחושת שותפות כדי שירגישו מעורבים יותר בתהליך ויבינו את האתגרים שהעסק מתמודד מולם.
התמקדות בפעולות קריטיות
זיהוי המשימות החיוניות ביותר: במקום לנסות לנהל את כל העסק כרגיל, כדאי להתמקד במשימות הקריטיות והחלקים הכי חשובים לתפעול השוטף של העסק.
מיקוד בהישרדות העסק: במצב כזה, המטרה העיקרית היא שהעסק יישאר פעיל עד יעבור זעם. צמצם הוצאות מיותרות, שמור על תזרים מזומנים בריא, ונסה לחפש דרכים לייצר הכנסות נוספות, גם אם בצורות יצירתיות.
תכנון לטווח קצר
במקום לנסות לתכנן לטווח ארוך, כדאי לחשוב על פתרונות לתקופה הקרובה. תכנון לטווח קצר, של שבועות או חודשים ספורים, יאפשר לך להתמקד במה שניתן לשלוט עליו ולבצע התאמות לפי המצב המשתנה.
עבודה מרחוק: אם מתאפשר, נסה להעביר כמה שיותר מהפעילות העסקית למתכונת של עבודה מרחוק. כלים דיגיטליים לניהול צוותים, לקוחות ומשימות יכולים לעזור לך לשמור על תפעול גם כשאתה לא פיזית בעסק.
כלים לניהול אוטומטי: ייתכן שתוכל להיעזר בכלים לניהול אוטומטי של חלק מהפעולות בעסק כמו ניהול מלאי, שירות לקוחות, או אפילו ניהול פיננסי.
גיוס עזרה חיצונית
ייעוץ מקצועי: ייתכן שתזדקק לייעוץ מקצועי או עסקי שיעזור לך לנווט את העסק במצב הנוכחי. ישנם יועצים שמומחים בניהול משברים שיכולים להציע אסטרטגיות מותאמות למצבך.
תמיכה ממשלתית: כדאי לבדוק האם קיימות תוכניות סיוע או מענקים ממשלתיים לעסקים שנפגעו בתקופת מלחמה. תמיכה כלכלית יכולה לעזור לעבור את התקופה הקשה.
זכור את החזון ואת הייעוד שלך, הם ישמרו עליך
חשוב לזכור את החזון העסקי שלך, ולראות את התקופה הנוכחית כאתגר זמני בדרך להגשמתו. שמירה על התמונה הגדולה עשויה לתת לך את הכוח להמשיך ולנהל את העסק.
התקופה הזו קשה, אך שמירה על סדר, על מיקוד במה שחשוב ועל תמיכה נפשית יעזרו לך לצלוח את התקופה ולהמשיך לנהל את העסק בצורה בריאה עד שהמצב יתייצב.
צריכים עזרה?
כשתחליטו שהגיע הזמן, עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.
Comments