למה לא עכשיו? ניהול זמן דחיינות וניהול העסק?
מכירים את השיר "למה לא עכשיו?" של טונה ושלומי סרנגה המתאר אדם בדחייה אינסופית של הגשמת שאיפותיו?
קצת קשה לומר זאת על יזמים ובעלי עסקים שקמו והקימו עסק והם בדרך להגשמת שאיפותיהם ובגלל זה בעלי עסקים, פעמים רבות, לא רואים עצמם כדחיינים. או כמי שמטרפד לעצמו את הישגיו בעוד שבפועל בעלי עסקים רבים מאמצים לעצמם הרגלים ואינם מודעים כי הרגלים אילו יוצרים דחיינות שמרחיקה את הדרך להשגת המטרות בעסק.
דחיינות היא נטייה או התנהגות המתאפיינת בדחייה או הימנעות של אדם מביצוע פעולה או מטלה בעלת עדיפות גבוהה שהוא מעוניין או צריך לבצע, לטובת פעולה או מטלה בעלת עדיפות נמוכה. משימות או פעילויות מתעכבות בהסברים שונים ומשונים.
לא המצאנו את זה, תרבויות רבות מושג המחר משמש להבעת דחיינות. הדוגמה הידועה ביותר היא התרבות הספרדית, בה המילה "Mañana" ,מחר בספרדית, מציינת דחייה שעשויה להיות אינסופית. ברומנית משמש הניב "La paştele cailor" (בפסחא של הסוסים) לציון דחייה למועד לא ידוע וגם לנו יש משלנו - בעברית ישראלית משמש הביטוי "אחרי החגים" לדחיית כל התחייבות למועד בלתי ידוע, שכן בכל עת מצוי באופק הקרוב חג כלשהו מחגי ישראל המרובים.
אבל בעודנו מסתכלים על הביטויים האלו בחצי חיוך בבואנו לנהל עסק דחיינות עלולה להשפיע על ניהול העסק בצורות רבות:
דחיית הגשת דוחות, דחיית תשלומים, דחייה במענה, דחיית פיתוח ועוד'
התוצאה: קנסות, עלויות גבוהות יותר, עזיבת לקוחות, דריכה במקום וכו'
דחיינות יכולה לגרום לצפיפות בלוח הזמנים של עבודה בשלב מאוחר יותר, דחיינות קבועה יכולה להפחית את המוטיבציה ואת הפרודוקטיביות של בעל העסק ושל העובדים הם עשויים לחשוב שעבודתם אינה נכונה או חשיבה שהם לא מקבלים את התמיכה או המשאבים הנדרשים.
על מנת להתמודד עם דחיינות בניהול העסק, חשוב לפעול באופן פרואקטיבי וליצור תהליכים וכלים המאפשרים זיהוי מוקדם של סיבות הדחייה וטיפול בהן באופן מתמיד ויעיל.
זה הרבה יותר פשוט ממה שנדמה לכם.
בעלי עסקים רבים מעידים על עצמם כדחיינים ואף נוטים להתייחס אל זה כאל תכונה מולדת 'אין מה לעשות'. אבל דחיינות אינה בהכרח תכונה מולדת. כמו רוב התכונות, היא עשויה להיות תוצר של גורמים מרובים, כולל סביבה תרבותית, גנטיקה, חינוך והשפעות סוציאליות. ישנם אנשים שבטבעם מסודרים וניהולי זמן, ואחרים שמתמודדים עם דחיינות מתמדת.
במהלך שנים רבות של עבודה עם יזמים ובעלי עסקים, מצאתי כי הסיבה המרכזית לדחיינות אצל בעלי עסקים היא תפיסת גודל המטלה – ככל שהמטלה נתפסת גדולה יותר כך תדחה זמן ארוך יותר וככל שתדחה יותר כך תיתפס כגדולה יותר. מלכוד 22!
הדחיינות יכולה להשפיע על יכולת הניהול עצמה ולכן יש להתמודד איתה בזמן. עוד מלכוד 22!
אני אוסיף ואומר כי יש כל כך הרבה שיטות, מאמרים, רעיונות לניהול זמן ומניעת דחיינות עד שהנושא נראה כל כך מורכב ומסובך, או כל כך גדול שאולי.... 'נדחה אותו למחר'.
מה הוא ניהול זמן נכון לבעל עסק הקטן ואיך מונעים דחיינות?
לבעלי עסקים קטנים כמו מנהלים של עסקים וארגונים גדולים, יש מטלות רבות לנהל במהלך היום. בעסק הקטן, כמו בארגון הגדול יש לפחות חמש מחלקות לנהל, רק שבשונה מהעסק הגדול, כאן בעסק הקטן יש פחות משאבים: יש פחות כסף, פחות כוח אדם לפעמים פחות ידע וכמו למנהל בעסק הגדול לשניהם יש רק 24 שעות ביממה.
והרי אתה לא מעוניין לעבוד 24 שעות ביממה, לא לשם כך הקמת את העסק!
כאשר לא מתנהלים בצורה נכונה בעסק הקטן, מהר מאוד יזלגו המטלות ממסגרת העבודה לתוך הזמן הפרטי, עד למחיקתו המוחלטת של הזמן הפרטי ואז תשתלט עליכם תחושה שהעסק מנהל אתכם ולא אתם את העסק ואתם עסוקים כל היום בכיבוי שריפות.
ניהול זמן נכון הוא כלי יסודי וחיוני בהצלחת בעלי עסק. הוא מתייחס ליכולתם של בעלי העסק לאפקטיבית לתכנן, לארגן ולנהל את זמנם כך שישיגו את מטרותיהם העסקיות וישימו דגש על העדפות ומשימות חשובות. אבל מה הם משימות חשובות? האם יש בעסק הקטן משימות שאינן חשובות?
אחת השיטות המוכרות שמפיצים לבעלי עסקים ובכלל לניהול זמן היא שיטת החלוקה ל4 סוגי משימות:
חשוב יותר, חשוב פחות, דחוף יותר, דחוף פחות.
זו אולי שיטה טובה (להרוויח כסף) למרצים שמעבירים שיטה זו אך זו שיטה רעה ביותר לניהול העסק הקטן. התיעדוף יגרום לפעולה במחלקה אחת לפגוע בפעולות במחלקות אחרות.
אצל בעלי עסקים רבים, עצם ההסתכלות על כמות המשימות שיש לבצע, די בה כדי לעורר דחיינות.
רוצה למנוע דחיינות הצמד לאסטרטגיה העסקית שלך. זכור את הייעוד שלך והצמד לחזון העסקי.
ככל שתפרוט את המטלות למשימות קטנות יותר, כך יהיה לך קל יותר להתמודד ולבצע אותן.
מי מכם התעורר הבוקר עם תשוקה עזה לערוך דוח ניתוח פיננסי? כנראה שלא רבים. אבל אם המטלה היומית תהיה להשיג נתון אחד נדרש לדוח, תוך מספר ימים יהיו לפניכם כל הנתונים והדרך לדוח המלא קצרה.
כך שה'סוד' למניעת דחיינות נמצא בפרוק המטלות למשימות קטנות מאוד, כדי שהכל באמת יבוצע, כדאי לחזור אל היעדים השנתיים ולגזור 'אחורנית ' את כל הפעולות לביצוע.
בטווח הארוך תיווצר משמעת עצמית. כזו שתהפוך להרגל ולא תדרוש תהליך של קבלת החלטות כל פעם מחדש.
קבלת ההחלטות דורשת מאיתנו הרבה אנרגיה. הרגל, לעומת זאת, הוא החלטה שכבר הוחלטה ולכן דורש מאיתנו פחות ופחות מאמץ מנטלי. כיוון שידוע שיש לנו יכולת מוגבלת להחליט החלטות במשך היום. כל הרגל הוא החלטה אחת פחות שצריך לעשות.
כדי לייצר את ההרגלים האלו בתוך העסק, הדרך הנכונה היא לייצר קשר הגיוני בן היעדים יעדים שנתיים) לבין הפעולות היום יומיות..
הגדרת יעדים - יעדים ברורים ומוגדרים יסייעו בהתמקדות במשימות חשוב להעריך ולהקצות זמן למשימות .
תכנון וניהול לוח זמנים: שימוש בלוח זמנים או ביומן עסקי כדי לתכנן את הפעילויות היומיומיות ולהקצות זמן באופן מסודר ויעיל.
וארגון: תכנון וארגון המשימות יכולים לחסוך זמן רב בטיפול בפרטים ובניהול המשא ומתן בין משימות.
2. שימוש בטכנולוגיה: ישנם כלים טכנולוגיים רבים שיכולים לסייע בניהול זמן יעיל, כגון יישומי לוחות זמנים או תוכנות לניהול משימות.
3. הגדר מה הן שעות העבודה שלך – מתי מתחיל היום ומתי מסתיים, הצמד ללוח הזמנים הזה. הזמן האישי שלך חשוב לא פחות מזמן העבודה.
צריכים עזרה? עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה כיועצת עסקית, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח. 0524333090
