שחיקה בניהול עסק היא בעיה של מספרים, לא של רגשות

איך מונעים שחיקה בניהול עסק? שלושה שינויים שעובדים באמת

בעלת עסק ששואלת את עצמה בשעה אחת עשרה בלילה "למה אני כל כך עייפה כל הזמן" לא מחפשת תשובה רגשית. היא צריכה תשובה תפעולית.

שחיקה בניהול עסק היא לא מצב נפשי, היא תוצאה ישירה של מבנה עבודה שגוי.

אפשר למדוד אותה, אפשר לחזות אותה, ואפשר למנוע אותה בכלים קונקרטיים.

מי שמחכה שהתחושה "תעבור לבד" מבזבזת את המשאב היקר ביותר שיש לה, את עצמה.

שחיקה היא בעיה של תזרים תשומות, לא של חוסר מוטיבציה

הטעות הנפוצה ביותר היא לחשוב ששחיקה נובעת מ"אהבה שנעלמה" לעסק. זה שטויות מרגשות שמוכרות קורסים, אבל לא עוזרות לאף אחד. בעלת עסק שעובדת שתים עשרה שעות ביום, שבעה ימים בשבוע, תישחק גם אם היא אוהבת את המקצוע שלה יותר מכל דבר אחר בעולם. הגוף לא מבחין בין עבודה שאוהבים לעבודה ששונאים כשמדובר בשעות שינה, ברמת קורטיזול, וביכולת קבלת החלטות.

הנתון שכל בעלת עסק צריכה להכיר הוא שאחרי שבעים שעות עבודה שבועיות, התפוקה לשעה יורדת בצורה חדה. מחקרים בתחום ניהול הפרויקטים שבדקו צוותי הנדסה מצאו שמעבר לשישים שעות שבוע, כל שעה נוספת מייצרת פחות תוצר מהשעה שקדמה לה, עד לנקודה שבה שבוע של שמונים שעות מניב פחות מאשר שבוע של שישים. במילים אחרות, בעלת עסק שעובדת יותר לא מתקדמת יותר. היא רק נשחקת יותר מהר תוך כדי שהעסק שלה נשאר במקום.

שלוש הדוגמאות שחוזרות על עצמן אצל לקוחות שלי,

בעבודה עם בעלי עסקים קטנים אני רואה שוב ושוב שלושה דפוסים שמובילים ישר לשחיקה. הם לא ייחודיים לענף מסוים. הם חוזרים אצל סטארטפיסט, קבלן תשתיות חשמל ואצל יועץ משכנתאות.

הדפוס הראשון: 'אני היחידה שיודעת לעשות את זה נכון'. בעלת סטודיו לעיצוב גרפי שמסרבת להכשיר עובדת נוספת כי 'אף אחת לא תעשה את זה כמוני' נשארת תקועה בתפקיד של זוג ידיים במקום בתפקיד של בעלים. אחרי שנתיים היא עובדת בדיוק אותו מספר שעות כמו ביום הראשון שפתחה את העסק, רק עם יותר לקוחות שמצפים ממנה יותר.

הפתרון אינו מוטיבציוני, הוא תהליכי. לתעד תהליך עבודה אחד, ללמד אותו את העובד ולבדוק את התוצאה על פני חודש. אם התוצאה טובה בשמונים אחוז מרמת הבעלים, זה מספיק כדי להתחיל להאציל סמכויות.

הדפוס השני: זמינות של עשרים וארבע שעות ביממה בוואטסאפ. בעל עסק שהוא קבלן שיפוצים שעונה ללקוחות בעשר בלילה כי 'כה בונים אמון' בונה בעצם ציפייה שהוא זמין תמיד. הלקוחות לומדים את זה מהר, וההרגל הופך למלכודת. הפתרון הפרקטי הוא הגדרת חלון זמינות ברור, למשל בין שמונה בבוקר לשש בערב, ותשובה אוטומטית בוואטסאפ עסקי שמסבירה מתי תגיע תשובה. לקוח שמקבל תשובה עניינית למחרת בבוקר לא עוזב. לקוח שמקבל תשובה בכל שעה מתחיל לצפות לזה תמיד, וזה מה ששוחק.

הדפוס השלישי: ניהול לפי שריפות במקום לפי שיטת עבודה מוכחת. בעלת חנות אונליין שמקדישה את מרבית זמנה לפתרון בעיות דחופות, החזרה של לקוח כועס, תקלה במשלוח, בעיה בספק, לא משאירה לעצמה זמן לבנות תהליכים שימנעו את השריפה הבאה. שעה אחת בשבוע שמוקדשת אך ורק לשאלה: מה חוזר על עצמו כל שבוע ואיך מונעים את זה מראש, חוסכת בטווח של חודשיים עשרות שעות של כיבוי שריפות.

המדד הפיננסי שמעטים בודקים: עלות השעה של הבעלים

רוב בעלי העסקים הקטנים לא יודעים כמה עולה שעת העבודה שלהם. זה נשמע מוזר, אבל זה נכון. ניתן לחשב זאת בצורה פשוטה. לוקחים את הרווח החודשי הנקי של העסק, מחלקים במספר השעות שהבעלים משקיע בפועל, ומקבלים תעריף שעתי אמיתי. בעלת עסק שמרוויחה שנים עשר אלף שקל בחודש ועובדת מאתיים שעות מרוויחה שישים שקל לשעה. ברגע שהיא רואה את המספר הזה שחור על גבי לבן, היא מבינה מייד שמשימות כמו הנהלת חשבונות בסיסית, מענה לאימיילים שגרתיים, או ניקיון המשרד לא צריכות להתבצע בידיה. אם אפשר להעביר משימה כזו לעובדת בעלות של חמישים שקל לשעה, כל שעה שהבעלים מקדישה למשימה הזו היא בעצם הפסד כלכלי נטו, גם אם זה לא מרגיש ככה כי היא לא משלמת מהכיס עכשיו.

חישוב זה חושף גם את הפער בין השעות ה"יקרות" של הבעלים, כמו מכירות, פיתוח מוצר, ויחסי לקוחות אסטרטגיים, לבין השעות ה"זולות", כמו מטלות אדמיניסטרטיביות.

שחיקה נוצרת בדיוק בנקודה שבה בעלת עסק מבזבזת שמונים אחוז מזמנה על השעות הזולות, ורק עשרים אחוז על השעות שבאמת מקדמות את העסק.

תזמון, למה יום עבודה של עשר שעות מייצר פחות מיום של שמונה

יש כאן עיקרון פשוט שמתעלמים ממנו, המוח האנושי לא עובד בקו ישר. יש בו חלונות זמן של ריכוז גבוה, בדרך כלל בשעתיים עד ארבע השעות הראשונות של היום, ואחרי זה יש ירידה משמעותית באיכות ההחלטות. בעל עסק שממשיך לעבוד עד השעה שמונה בערב לא מוסיף תפוקה, הוא מוסיף שעות שבהן הוא מקבל החלטות גרועות יותר, כותב מיילים פחות ברורים, ומגיב ללקוחות בעצבנות. הפתרון אינו לעבוד פחות באופן כללי וסתמי, אלא לשבץ את המשימות המורכבות ביותר, קבלת החלטות פיננסיות, משא ומתן עם ספקים, תכנון אסטרטגי, בחלון הריכוז הגבוה של הבוקר. המשימות המכניות, כמו מענה למיילים שגרתיים או עדכון טבלאות, משאירים לשעות אחר הצהריים שבהן ממילא הריכוז נמוך יותר.

מעצבת שעברה למבנה כזה דיווחה שהיא מסיימת את היום בשש בערב במקום בשמונה, ומרוויחה יותר, כי ההחלטות הגדולות שלה, מה להזמין מהספק לעונה הבאה, איך לתמחר קולקציה חדשה, מתקבלות בבוקר כשהראש שלה צלול, ולא בערב כשהיא כבר מותשת ומקבלת החלטות מהבטן.

הכלי הפרקטי ביותר: יום 'לא זמין' קבוע בשבוע

זה נשמע פרדוקסלי, אבל בעלי עסקים שמצליחים למנוע שחיקה לאורך זמן כמעט תמיד עושים דבר אחד שאני רואה שחוזר אצלם. הם קובעים יום, או לפחות חצי יום, בשבוע שבו הם לא זמינים ללקוחות, לא עונים לוואטסאפ, ולא פותחים את המייל העסקי. זה נשמע כמו מותרות שרק עסקים גדולים יכולים להרשות לעצמם, אבל האמת היא הפוכה. דווקא העסק הקטן, שבו הבעלים הוא גם המנכ"ל, גם איש המכירות, וגם מי שעונה לתלונות, זקוק לזה יותר מכל אחד אחר, כי אין אף אחד אחר שיעצור בעדו. בעסק הקטן רצוי להתייחס לפיתוח האישי לא פחות מאשר הפיתוח העסקי.

בעל עסק לציוד לגידולים הידרופונים שאימץ יום שישי כיום סגור לחלוטין, אחרי שנים של עבודה שבעה ימים בשבוע, גילה שהלקוחות פשוט התארגנו סביב זה. אף אחד לא עזב אותו כי הוא לא זמין ביום שישי. מה שקרה בפועל הוא שהוא הגיע לימי ראשון רעננים ומרוכזים, במקום שחוק ורדוד.

מה עושים כשהשחיקה כבר כאן

חשוב להבחין בין מניעה לטיפול. אם בעלת עסק כבר מרגישה שהיא לא מסוגלת לקום בבוקר ולפתוח את המחשב, הפתרון הוא לא לנוח סוף שבוע ולחזור לשגרה. שחיקה מתקדמת דורשת שינוי מבני, לא מנוחה זמנית.

הצעד הראשון הוא מיפוי אמיתי. לכתוב במשך שבוע שלם בדיוק על מה מוקדשת כל שעת עבודה. רוב בעלי העסקים מופתעים לגלות שמשימה שהם חושבים שלוקחת להם שעה בשבוע לוקחת בפועל שמונה שעות, כי היא מתפזרת בין הפרעות במהלך כל השבוע.

הצעד השני הוא לזהות שלוש משימות שאפשר להעביר החוצה תוך שלושים יום. לא 'אולי בעתיד', אלא בלוח זמנים קונקרטי. זה יכול להיות הנהלת חשבונות, שירות לקוחות ברמה בסיסית, או ניהול רשתות חברתיות. ההאצלה הזו לא צריכה להיות מושלמת מהיום הראשון. היא צריכה רק להיות מספיק טובה כדי לשחרר שעות אמיתיות.

שחיקה כתופעה שיווקית ומה קורה כשלקוחות מרגישים אותה

זו זווית שבעלי עסקים רבים מפספסים. שחיקה לא נשארת פנימית, היא דולפת החוצה. לקוח שמרגיש שבעלת העסק עייפה, לחוצה, או קצרת רוח, מפחית את האמון שלו, גם אם הוא לא מנסח את זה במילים. בעלת עסק ששולחת הודעה עם שגיאות כתיב בגלל שהיא ענתה בחצות, או ששוכחת פרטים בשיחה עם לקוח כי הראש שלה במקום אחר, פוגעת במותג שלה בצורה שקשה למדוד אבל קלה להרגיש. מניעת שחיקה היא אם כן לא רק עניין אישי, היא אסטרטגיה עסקית לשימור לקוחות.

אפשר ליישם כבר השבוע!

מניעת שחיקה בניהול עסק לא מתחילה בחופשה, היא מתחילה בשלושה שינויים מדידים:

1.     חישוב עלות השעה האמיתית של הבעלים.

2.     קביעת חלון זמינות ברור ללקוחות במקום זמינות מוחלטת.

3.     תזמון המשימות המורכבות לשעות הריכוז הגבוה של הבוקר.

בעלת עסק שמיישמת רק את שלושת אלה, בלי לשנות דבר נוסף, תרגיש הבדל תוך חודש.

שחיקה היא בעיה של מערכת, לא של אופי, וכל מערכת אפשר לתקן.

צריכים עזרה?

כשתחליטו שהגיע הזמן,

עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק, לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.

צור קשר