ניהול עסק
ניהול עסק, הכל על ניהול עסק ואיך עושים את זה נכון ורווחי?
מתברר שכדי שיהיה לך עסק רווחי, צריך יותר מהבנה וידע בתחום העיסוק שלכם.
מעבר לעסק עצמו, נדרש ידע מקיף הכולל ידע במכירות, בשיווק, ניהול פיננסי עירני ומדוקדק, יעילות ניהול זמן גבוהה ומוטיבציה לאורך זמן.
ניהול עסק הוא מרתון, ריצה למרחקים ארוכים. לפני שאתם יוצאים למסלול, עליכם לאמן את השרירים להם תזדקקו בדרך.
חשוב לדעת שכל אחד יכול לנהל עסק רווחי ומוצלח. לא נדרשות כל תכונות מולדות כדי לנהל עסק בצורה טובה ומוצלחת אבל נדרש ידע ונדרשות יכולות ביצוע.
עסקים רבים מדשדשים ולא מצליחים לשגשג. מניסיון עם עסקים רבים מאוד בהם בחנתי את הפעילות ואת התוצאות העסקיות, אני יכולה לומר בביטחון, כי כל העסקים הרווחיים (לטווח הארוך), כולם הם עסקים שעובדים עם שיטת עבודה קבועה לניהול עסק. ניהול עסק טוב לא מתבסס על תחושות בטן ולא רק על אינטואיציה מפותחת אלא דורשים שיטה מתוכננת ומוקפדת.
איך לנהל עסק בצורה מוצלחת?
כדי לנהל עסק עצמאי מוביל ומתפתח, עסק שלא דורך במקום, אלא לומד, מתחדש ופורח, יש להכיר ולטפח את כל מרכיבי העסק. מפתיע לגלות שמרכיבים אלה זהים, כמעט לחלוטין, בין כל העסקים והארגונים הקיימים. אותם עקרונות ניהול חלים על עסקים בגדלים שונים ובתחומים שונים (מעסק של אדם אחד ועד לארגונים של מאות ואלפי אנשים).
הרבה פעמים ניהול עסק רווחי ומקצועי יתחיל בשינוי תפיסתי. למה שינוי תפיסתי אתם שואלים? כיוון שיש פער גדול בין מה שנדמה ליזמים רבים לבין מה שקורה בפועל והצלחה תדרוש, הרבה פעמים, שינוי תפיסתי. חשוב לזכור שעסקים עושים עם אנשים. מכאן שניהול עסק קשור בניהול מערכות יחסים. מערכת יחסים עם הלקוחות שלנו, מערכת יחסים עם הספקים שלנו וכך גם עם העובדים שלנו. מה שיאפשר לנו לנהל את כל מערכות היחסים אלו במקביל הוא, שיטת עבודה קבועה שמתאימה לכל אחת ממערכות היחסים האלו.
החלטת להקים עסק, בשונה מעבודתכם כשכירים, כאן יהיה עליכם ללמוד לעומק שלושה תחומים:
המוצר או השירות שאותו אתם מוכרים.
שיטת ניהול העסק.
שיטה לבקרת העסק.
בעסקים רבים, לפחות באחד משלושת הבסיסים הללו קיימת חולשה שנובעת מחוסר ידע או חוסר תרגול. יזמים רבים פותחים עסק ומגלים כי הידע המקצועי שגרם להם להיכנס לענף לא מספיק. עליהם למלא בצורה טובה את כל הפונקציות בעסק והם חייבים להיות אנשי מכירות ושיווק טובים, מנהלי כספים ערניים, בשליטה מלאה על הזמן שלהם וחדורי מוטיבציה. לעיתים השלבים האלו עמוסים כל כך עד שבעל העסק מוותר על השלב השלישי, בקרת מצב העסק. במקרה ה'טוב' , בעל העסק לא יודע מה מצב העסק. במצב הרע, העסק מפסיד.
רק כאשר תכירו את שלושת התחומים לעומק, תתאימו אותם לעסק הספציפי שלכם ותשתמשו בכלי עבודה קבועים, העסק יתחיל להיות עסק רווחי.
העסק שלכם צריך להיות מנוהל ולא 'מתנהל' והסימן הראשון לכך שהעסק אינו מנוהל כמו שצריך, הוא 'כיבוי שרפות'. אם אתם מוצאים עצמכם מכבים שרפות באופן קבוע, כנראה שאין שיטת עבודה נכונה וגם לא שיטת ניהול ורווחית.
'כיבוי השרפות' מאלץ את בעל העסק לאלתר ולמצוא פתרונות מיידים שלעיתים לא יתאימו לתקציב העסק הקבוע וללוחות הזמנים בהתנהלות העסקית. האלתורים, למציאת פתרונות, יעלו כסף שלא תוכנן מראש ויגבו זמן התעסקות, שהיה מיועד לתפעול העסק.
איך מנהלים עסק רווחי?
אפרט שלב אחר שלב איך בונים עסק רווחי, כזה שפועל עם שיטת עבודה לניהול עסק.
יוצאים לדרך, שלב א' – התכנון המוקדם
שלב הכרת המוצר או השירות - טעות שחוזרת אצל יזמים רבים עם יציאתם לדרך, הגדרה 'גמישה' כזו שתאפשר לבעל העסק, אולי לשנות ולהתאים בהתאם לביקוש אבל אם הגדרה לא ברורה גם לא יהיה ביקוש.. לכן התנאי הראשוני לניהול עסק הוא הגדרות בסיס בהירות שאינן משתנות ואינן משתמעות לשתי פנים.
1. הגדרת המוצר או השירות. נשמע לנו טריוויאלי אבל לעיתים בתחילת הדרך, בגלל חששות ברורים, יש נטייה לבעלי עסקים, לנסות להציע גם וגם וגם ולשנות וכו' רק לאחר שתחליטו בדיוק מה אתם מוכרים, תוכלו להתקדם לשלב הבא.
הגדירו בצורה הברורה ביותר, מה אתם מוכרים!
2. איזה פתרון הוא נותן ללקוחות? מה הבידול העסקי ולמה שיקנו מכם. בהמשך, הגדרה זו גם תהווה את הבסיס למסרים הפרסומיים.
3. מה המוצרים האחרים בשוק שנותנים פתרון דומה – מי התחרות?
4. מי קהל היעד? בניית פרסונה מדויקת אם כל מאפייני קהל היעד. דיוק עד היכולת לאמוד את היקף קהל היעד האפשרי.
5. איך אתה מכוון למכור את המוצר – שיטת המכירה.
לדוגמה: הגדרת המוצר, חביות לגידול ירקות במרפסות באזורים אורבניים.
הפתרון, אפשרות ייצור עצמי של מזון בסיסי. גידול רב בשטח קטן, אפשרות גידול במפרסות.
השוק, התחרות הישירה 3 חברות שמייצרות מכלי שתילה . תחרות עקיפה – חנויות הירקות.
קהל היעד, גברים /נשים בגילאי 38 עד 50 תושבי מרכז הארץ, בניינים מגורים.
שיטת המכירה, המוצר יימכר דרך החנות הדיגיטלית E commerce
לאחר שיש את הגדרות הבסיס, בהירות לחלוטין, ניתן להתחיל ולבנות את שיטת העבודה לניהול העסק.
חשוב לזכור שכדי להפעיל את העסק בשיטת עבודה יציבה ורווחית, צריך ללמוד את כל אחד מהתחומים.
אם אתה, בעל העסק, מפעיל בעצמך את כל המחלקות, קח בחשבון שעליך ללמוד ולהכיר כל תחום גם ברמת הביצוע היום יומי וגם כדי לבקר ולשפר.
אם יש בעסק עובדים שיבצעו את המטלות השונות, יש לוודא שכל עובד מכיר לעומק את כל המטלות ואילו לך, בעל העסק, יש ידע על מנת לפקח ולבקר על הביצועים.
שיטת ניהול עסק רווחי
בניית שיטת ניהול העסק מתחילה בהבנת מבנה העסק.
בכל עסק, כזה שמוכר מוצר או שירות, יש (לכל הפחות) 5 מחלקות, זה נכון לעסק של אדם אחד וגם לארגונים גדולים.
מחלקות לניהול עסק:
1. מחלקת שיווק, ניהול השיווק משמעו לבנות תוכנית שיווק שנתית בהתאם ליעדי המכירה שנקבעו ובהתאם לקהל היעד שנבחר. תוכנית השיווק תכלול, תקציבים לוחות זמנים, מדיה נבחרת ופעולות לביצוע.
2. מחלקת מכירות, ניהול המכירות מתחיל בבניית תסריט מכירות קבוע שמתאים לקהל היעד, מתייחס להתנגדויות אפשרויות ומקדם מכירות.
3. מחלקת שירות לקוחות, מתוך הכרה עם מאפייני קהל היעד והמוצר, מומלץ לבנות 'תבנית 'של אופן טיפול בלקוח ולוודא שכל לקוח, גם כאשר הביקוש גבוהה וגם כשהביקוש נמוך, יקבל שירות מעולה.
4. מחלקת תפעול / ייצור. יתכן שחשבתם שזו המחלקה היחידה או החשובה בעסק, ייצור המוצר שלכם או מתן השירות בפועל, אבל כמו שאתם רואים זו אחת מחמשת המחלקות. לכל עסק צריך להיות 'מנואל' , האופן המדויק שבו הוא מייצר את המוצר או נותן את השירות. המשלב את הידע שלך בתחום העיסוק שלך ובהתאמה לקהל היעד.
5. מחלקה פיננסית, ניהול פיננסי של עסק הוא חשוב מאוד ודורש תשומת לב וידע. ניהול עסקי מתחיל בדרך כלל משליטה כלכלית ופיננסית בעסק. כשבעל עסק יודע איפה הוא עומד מבחינה פיננסית קל לו לקבל החלטות אחרות, כי בקרה פיננסית ממפה את העסק כמו מפה שממפה את השטח. ניהול פיננסי נותן תמונת מצב של איפה העסק עומד בכל זמן נתון מול הערכות התקציב ומול התוכנית העסקית – יעדים מול ביצוע.
מה המשמעות של ניהול עסק מהבחינה הפיננסית?
מהבחינה הפיננסית, ניהול עסק פירושו להבין מה התוצאות הכלכליות של העסק, מה הרווחיות של העסק, מה מצב תזרים המזומנים ומה צפוי לקרות בעסק בחודשים הקרובים. כאמור ניהול פיננסי מוצלח יתחיל בתוכנית עסקית ובניית תקציבי העסק, בניית נוסחת תמחור לתמחור מוצר ובניית כלים לבקרה תקציבים. באופן השותף הניהול הפיננסי כולל גביית תשלום מלקוחות, ניהול תזרים מזומנים, קניות מספקים, תשלומים, ניהול דוח הכנסות הוצאות, עבודה עם רואה חשבון ועוד'.
יתכן שמי שמפעיל את כל מחלקות העסק הוא בעל העסק בעצמו או שזה עסק שיש עובדים שמתפעלים את המחלקות השונות. בכל מקרה, לכל אחת מהמחלקות יש פעולות קבועות שיש לבצע על מנת שהעסק יעבוד ויהיה רווחי.
שיטת עבודה לכשעצמה, אינה מספיקה כיוון שהיא צריכה להיות בהתאמה לנתונים מספריים. שיטת ניהול העסק תיבנה על בסיס נתונים מספריים. נתונים מתוך התוכנית העסקית. כך שכל מחלקה, בפעולות קבועות, תוכל להגיע ליעדים הנדרשים לעסק רווחי.
הדינאמיות הרבה של עולם העסקים, מצבי המשק הישראלי שמשתנים ויכולים להיות לעתים מגבילים מאוד, החשיבות של התאמה בין רצון לצרכים ובין ציפיות לתוצאות, ועוד מרכיבים חשובים אחרים יכולים להראות לכל בעל עסק עד כמה יש מקום להיעזר ביועץ עסקי שיכול להציג לא מעט מידע רלוונטי ולכוון בצורה אישית כל אחד בדרך לניהול נכון ורווחי של העסק. כך, ניהול עסקים מכל סוג יכול להפוך לממוקד הרבה יותר ולכזה שבו תחושת המיצוי של בעל העסק תהיה כמה שיותר גבוהה.
נראה כי בכל מקום בעולם לא ממש פשוט לנהל עסק. עסקים קטנים והן בינוניים וגדולים יכולים להיתקל באתגרים מורכבים ביותר כמו הנעת עובדים, שיווק והפצה, לוגיסטיקה, שיווק ורכש, מימון ועוד אלמנטים שבלעדיהם אי אפשר ליצור הצלחה אמיתית בכל עסק לכן אני רואה כיצד יותר ויותר אנשים מבינים כי ניהול עסק הוא דבר שמצריך את גיוס כל המשאבים הרלוונטיים, אך הוא גם כזה שחשוב מאוד לקבל לגביו ייעוץ מאדם מוכשר שמכיר היטב את כל היבטי העסק.
איך לשמור על מוטיבציה בזמן ניהול העסק?
אי אפשר לשמור על מוטיבציה גבוהה אם לא מבינים מהי בעצם מוטיבציה. מקור המילה מוטיבציה הוא במילה Motion – תנועה. הטיפ האישי שלי, כשיש תחושה של חוסר מוטיבציה, התחילו לזוז. אפילו תזוזות קטנות. צעד ראשון בהנעת העסק, המוטיבציה תגיע.
מוטיבציה קשורה למניעים שלנו, להנעה שלנו. למה שגורם לנו לנוע לקראת משהו או הרחק ממשהו. מוטיבציה ואמביציה הם כנראה הנושא הראשון והחשוב ביותר לעסוק בו בבואנו להתחיל משימה או פרויקט חדש. כך גם בהקמת עסק והם כנראה ישפיעו באופן הגדול ביותר גם על הכוח והיעילות בביצוע המשימה ובאופן כללי, על כל ה”אנרגיה” של התהליך והמשימה להקמת עסק. אבל מה קורה עם המוטיבציה בבואנו לבצע את הפעולות היום יומיות של ניהול עסק. פעולות שבעסק רווחי, הן פעולות קבועות שחוזרות על עצמן. בשלב זה מגלה בעל העסק, כי כל אותן ציפיות של גמישות בזמנים, חופש פעולה, יצירתיות ועוד', לא בהכרח באות לידי ביטוי ביום יום וזה עשוי לפגוע במוטיבציה.
חשוב גם להבין את הסובייקטיביות של התהליך וכמה שההבנה העצמית ובמיוחד האמונות המגבילות שלנו יכולות להשפיע על המוטיבציה שלנו במשימות ספציפיות – וגם בחיים בכלל – חשוב לשאול את עצמנו את השאלות מה נותן למשימות שאנחנו עושים יותר משמעות מה שיכול להגביר את המוטיבציה שלנו באופן משמעותי.
ההמלצה, במצבים שכאלו, להיאחז בייעוד. ייעוד הדבר הזה שמניע אתכם באופן אישי, לא רק עיסקי. הוא זה שיתן את האור לכיוון הנכון. בנוסף לעיתים במצב של חוסר מוטיבציה, כזה שמאט או עוצר את הפעילות העסקית, כדאי יהיה לפרוט את מטלות היום יום למטלות קטנות, כאלו שלא ידרשו מאמץ גדול מידי.
לעיתים, כשהמשימה שעומדת בפנינו היא מייגעת, משעממת או סתם מאיימת עלינו, ניטה להתמקד ב"כמה לא מתחשק לנו לעשותה " ולא בתכלית, במטרה הגדולה והכוללת שלנו, זו שבזכותה התחיל בכלל כל העניין הזה. אז הסיטו את המיקוד שלכם שוב ושוב מהעיתוי הרגעי והמתסכל אל עבר המטרה הרחבה יותר אותה תרצו להגשים. כפועל יוצא מכך, המוטיבציה לעשות את הדבר ששוחק אותנו עולה פלאים.
איך למנוע שחיקה בניהול העסק?
אם הסוד להצלחה עסקית הוא התמדה והתמדה היא לחזור שוב ושוב על אותן הפעולות, וחזרה עשויה לגרום לשחיקה אז איך מתמודדים עם הדיסוננס הזה ואיך מונעים שחיקה שעלולה לפגוע בך ובעסק?
הפתרון ארוך הטווח יהיה יצירת משמעת עצמית. כזו שתהפוך להרגל ולא תדרוש תהליך של קבלת החלטות כל פעם מחדש.
קבלת ההחלטות דורשת מאיתנו הרבה אנרגיה. הרגל, לעומת זאת, הוא החלטה שכבר הוחלטה ולכן דורש מאיתנו פחות ופחות מאמץ מנטלי. כיוון שידוע שיש לנו יכולת מוגבלת להחליט החלטות במשך היום. כל הרגל הוא החלטה אחת פחות שצריך לעשות.
כדי לייצר את ההרגלים האלו בתוך העסק, הדרך הנכונה היא לייצר קשר הגיוני בן היעדים (יעדים שנתיים) לבין הפעולות היום יומיות..
פרטו לעצמכם, מה הן מחלקות העסק – כנראה שיש לכם לפחות 5 מחלקות.
ערכו רשימה של כל מטלה בהתאם למחלקות השונות. השתדלו לפרוט למטלות קטנות. ככל שהמטלה תיתפס בעיינכם כגדולה יותר, כך יש יותר סיכוי שאתם תידחו אותה והיא לא תהפוך להרגל.
הכניסו את כל המטלות ללוז שלכם והתחילו לפעול בצמוד ליומן. תוך מספר ימים הם יהפכו להרגל.
בנוסף ואולי אפילו חשוב יותר – שאלו את עצמכם מה הייעוד שלכם?
שאלה גדולה אך ברגע שתוכלו לענות עליה בפני עצמכם, תוכלו לבחון האם העסק שלכם עוזר לכם להשיג את הייעוד.
ברגעים הקשים, ברגעים השוחקים וברגעים המשעממים... היעוד הוא זה שמעניק את האמביציה והמוטיבציה להמשיך.
מדי שנה נפתחים בישראל מעל 40,000 בתי עסקים, שמתוכם נסגרים כ-35,000 (!).
חלק מבתי העסק נסגרים בתום שנת ההקמה הראשונה, וחלקם בטווח זמן של חמש שנים מיום ההקמה. הנתונים הללו מצביעים בעיקר על יכולת חלקית של בעלי העסקים להתגבר על חבלי הלידה של העסק, ולהיגרר למצבים הגורמים לקריסה. אצל עסקים רבים שפגשתי קיים קושי לתפעל ולנהל את העסק הנובע לרוב מחוסר ידע.
על מנת להיות בצד הנכון של הסטטיסטיקה, חשוב להבין קודם כל שרעיון טוב, מוטיבציה וכישרון אינם מספיקים ברוב המקרים להקמת עסק מוצלח. בניהול עסק חשוב להבין כיצד לבנות את העסק נכון מההתחלה, מהם נקודות החוזקה והחולשה שלך כבעל עסק וכיצד ניתן לגשר על הפערים הללו על מנת להקים ולנהל עסק רווחי.
בלתי אפשרי לדחוס ידע שנרכש במשך למעלה מ-25 שנים לתבנית של מאמר, לקרוא את המאמר ולצפות שאם נבצע בדיוק את מה שנרשם יהיה לנו עסק מוצלח ורווחי. לכן, מטרת המאמר הינה לתת כלים מנחים לבעל עסק קיים, חדש או יזם. ניהול עסק רווחי לטווח הארוך צריך לתת את הדעת לנושאים רבים וגם כאן התכנון המוקפד יאפשר ניהול עסק רווחי. הנושאים הרשומים מטה ייתנו לכם כיווני חשיבה שפיתוחם יעזור הן בשלבי הקמת העסק וגם בשלבי הפיתוח והגדלת הרווחיות בעסק שלכם.
ניהול עסק תכנון וניהול שוטף:
1. פתחו עסק בתחום שאתם מכירים – קשה מאוד לשווק ולמכור בתחום שאינכם מכירים. לפתוח עסק זו עבודה קשה מספיק, מבלי להוסיף על כך לימוד של תחום חדש לחלוטין. אם כן החלטתם לפתוח עסק בתחום שאינכם מכירים, ודאו שאתם מקיפים את עצמכם במומחים שכן מכירים את התחום ויש לכם את כל הידע הנדרש.
2. תוכנית עסקית– בין אם אתם מגישים תוכנית למשקיע או שאתם המשקיעים, חשוב לבנות תוכנית עסקית ולקיים בדיקת היתכנות. הרבה עסקים שאינם בונים תוכנית עסקית, מגלים בדיעבד שיש להם יותר הוצאות משחשבו, הם אינם יכולים לנהל את העסק לבדם או שהמוצר שלהם אינו בלעדי כפי שחשבו. ביצוע מעולה מתחיל בתכנון מצוין. ניתן לפנות ליועץ עסקי שיבנה עבורכם תוכנית או לבנות בעצמכם אם יש בידכם את הידע והכלים.
3. תמיד להתייעץ – עדיף לשלם כמה אלפי שקלים למומחה בתחומים שבהם אתם מבינים פחות. ייעוץ עסקי נכון, יעלה לכם כסף, הוא בסופו של דבר יציל אתכם מהוצאות מיותרות, חוסר ידע ועבודה לא נכונה.
4. הכירו את קהל היעד שלכם לעומק על כל מאפייניו. זכרו זו מערכת היחסים המרכזית בעסק.
5. הפרידו בין שיווק למכירות. למרות שבין שיווק העסק למכירות ישנם תחומים רבים המשיקים זה לזה, הרי שקיים הבדל מהותי בין השניים. במשפט קצר – השיווק מביא את הלקוחות, במכירות אנו צריכים לשכנע את הלקוח לרכוש את המוצר או השירות שלנו.
6. הכר את המתחרים ובצע חקר שוק תמידי – זכור שכל אותם עסקים שפונים לקהל היעד שלך ומציעים פתרון דומה, הם המתחרים שלך. עליך להכירם, לדעת מה הבידול שהם מציעים ומה היתרון התחרותי שלכם על פניהם.
7. הישאר תמיד מעודכן – בכל תחום עסקי תמיד ישנם שינויים ועדכונים. מי שלא מתעדכן בזמן ומזהה את המגמות, עשוי שלא לשרוד.
8. היו פתוחים לרעיונות חדשים ושמרו על גמישות מחשבתית – במבט לאחור, רבים מן הרעיונות המטורפים ביותר שחשבתי עליהם או שהציעו לי, הפכו לימים להצלחות גדולות. חשוב מאוד להקדיש זמן להקשיב ולחשוב על רעיונות חדשים ודרכים לפיתוח והרחבת העסק.
במצבים משתנים נדרשת התנהלות שונה. רק לאחרונה נוכחנו לשינויים פתאומיים, כאלו שלא ניתן לצפות מראש ( קורונה, מלחמה) בעסק קטן, שבו המשאבים מוגבלים, יש צורך להגיב לשינויים האלו באופן מידי ולשם כך נדרשת גמישות מחשבתית ותפעולית.
נסכם, סופו של מעשה במחשבה תחילה. כבעל עסק קיים או יזם בתחילת דרכו חשוב מאוד לתכנן ולעבוד באופן מתודי ושיטתי על מנת לייצר הצלחות. ניהול עסק זו מיומנות נרכשת ולא כישרון מולד. כך שכל בעל עסק יכול לנהל עסק ואף עסק רווחי. נדרש לימוד, בנייה ויישום.
מדוע מומלץ לפנות ליועצת עסקית לצורך ניהול העסק?
ניהול עסק דורש ידע רב וקבלת אין ספור החלטות משלב ההקמה וגם באופן יום יומי רצוף. יועץ עסקי ישלים ידע שחסר לבעל העסק. יפנה 'זרקור' לכיוונים שבעל העסק לא ראה. יעזור בהליך קבלת ההחלטות, יהווה עין מקצועית חיצונית ויעזור לבעל העסק להתגבר על משברי בדידות בעסק.
יעל קפלן, עם ניסיון של למעלה מ 25 שנה בייעוץ עסקי, מאות בעלי עסקים ויזמים עם רעיונות ומיזמים. כאלו שצמחו, הרוויחו וגדלו וכאלו שנמצאו כלא כדאיים. כולם נבחנו לעמוק, בהתאמה לבעל העסק. לכל אחד ואחד נבנתה תוכנית עבודה מדויקת עם מטרות ברורות, שמאפשרות בצורה שקופה לראות את הדרך, לאמץ את שיטות העבודה להצליח.
צריכים עזרה? התקשרו 052-433-3090
